مطابقة الحسابات مع الأطراف الخارجية
تتعامل المنشأة مع عدة أطراف خارجية بشكل يومي أو شبه يومي حيث تشتري البضائع من الموردين و تبيعها للعملاء و تكون عمليات الدفع بالآجل و لأجل إتمام ذلك ربما تشتري خدمات من أطراف أخرى كخدمات النقل أو الشحن أو الخدمات البنكية وما شابه ذلك فما مدى أهمية القيام بمطابقة حسابات المنشأة مع هذه الأطراف؟
أهمية مطابقة الحسابات:
عند القيام بمطابقة الحسابات مع العملاء والموردين نضمن عدم حدوث مشاكل أو أخطاء في التسجيل سواء في سجلات المنشأة أو في سجلات هذه الأطراف الخارجية والوضع الطبيعي أن يكون حساب العميل أو المورد لدينا مطابقاً لحسابنا لدى هذا العميل أو المورد وفي حال عدم التطابق ينبغي العثور على الخلل ومعالجته لتتم مطابقة الحساب
متى تتم عملية مطابقة الحساب:
تتم مطابقة الحسابات مع الأطراف الخارجية بشكل دوري و هنا نجد عدة حالات بالنسبة للوقت الأمثل لمطابقة الحساب:
- في حال كثرة التعامل مع العميل / المورد أو غيرها من الأطراف الخارجية قد يكون من الأفضل عمل المطابقة بشكل شهري أو كل أسبوعين بحسب حجم التعامل و احتمالية ورود أخطاء أو تأخر في الطلبيات
- في حال كانت التعاملات مع المورد / العميل قليلة فالأفضل عمل المطابقة بعد انقضاء عدة حركات على الحساب وذلك بحسب ما يراه المحاسب
- يتم في بعض المنشآت إرسال كشف حساب بشكل دوري عبر الايميل أو غيره من قنوات المراسلات عندها فالأفضل مطابقة الحساب عند كل عملية إرسال يقوم بها الطرف الآخر
- يستحسن قيام المحاسب بإرسال كشف حساب للمطابقة بشكل دوري وذلك لكل طرف خارجي تتعامل منه المنشأة وخصوصاً العملاء والموردين الذين تتعامل معهم المنشأة بالآجل
آلية مطابقة الحساب:
بعد الحصول على كشف حساب من المورد أو العميل نبدأ عملية المطابقة من آخر رصيد تمت مطابقته و نلاحظ أن كشف الحساب يحتوي على خمسة أعمدة أساسية:
المدين - الدائن - الرصيد - البيان - التاريخ
يجب ملاحظة أن المدين لدينا هو الدائن في كشف حساب العميل وكذلك الدائن لدينا هو المدين في كشف حساب العميل
نقوم أولاً بمطابقة عمود المدين لدينا بعمود الدائن لدى العميل و التأشير على الأرقام الغير متطابقة
ثم نقوم بمطابقة عمود الدائن لدينا بعمود المدين لدى العميل و أيضاً نقوم بالتأشير على الأرقام الغير متطابقة
الآن نذهب إلى الأرقام الغير متطابقة في المدين ثم في الدائن و نحضر الوثائق الخاصة بها فمثلاً إذا كان الرقم يدل على فاتورة نقوم بإحضار الفاتورة و التحقق منها
نقوم بتسجيل هذه الفروقات على ورقة جانبية و التأكد من أن اختلاف الأرقام يعود سببه إلى العميل (مثال عدم تسجيل إحدى الفواتير التي تم ارسالها إليه أو خطأ في التسجيل)
بعدها نقوم بإبلاغ العميل بالفروقات ليقوم بتصحيحها و إرسال كشف حساب جديد
بعد إعادة إرساله لكشف حساب جديد بعد التصحيح نقوم بإعادة مطابقة الرصيد للتأكد من أن الرصيد النهائي أصبح مطابقاً
ما هي الأطراف التي ينبغي مطابقة حساباتها بشكل دوري؟
هي الأطراف التي يتم التعامل معها بالآجل أو بنظام الدفعات وذلك لضمان عدم حدوث أخطاء سواء في سجلات المنشأة أم في سجلات الطرف الآخر
نصائح لتحسين عملية المطابقة:
- في حالة الشراء يجب تسجيل التاريخ الموجود على فاتورة الشراء بحيث يتطابق تاريخ الفاتورة في سجلات المنشأة مع سجلات المورد حتى لو تأخرت الفاتورة في الوصول والقاعدة العامة عند اختلاف التواريخ أننا نعتمد تاريخ المصدر أي مصدر الوثيقة أو الفاتورة وهو المورد في هذه الحالة، كذلك الحال عند طلب خدمة مأجورة لاحقة الدفع يتم تسجيل التاريخ الوارد في الوثيقة الصادرة عن الجهة مؤدية الخدمة
- في حالة المبيع يتم تسجيل تاريخ فاتورة المبيع بنفس تاريخ خروج الطلبية من المستودع وتوجهها إلى العميل
- يراعى الدقة في التسجيل بحيث يتم تسجيل الكميات و الأسعار و الحسومات نفسها الواردة في فاتورة الشراء وعند اختلاف هذه الأرقام عن المتفق عليه يجب التواصل مع المورد وتصحيح الأرقام الصادرة منه وطلب إرسال فاتورة جديدة بالأرقام الصحيحة
- يراعى تسجيل الكميات و الأسعار والحسومات المتفق عليها بدقة في فاتورة المبيع و إرسالها في الموعد المحدد إلى العميل
المطابقة مع الزبائن والموردين:
عملية مطابقة الحسابات بين المنشأة وبين الزبائن (العملاء) والموردين (المصادر) تُعتبر جزءًا هامًا من عمليات المحاسبة وإدارة العلاقات التجارية. يُطلق على هذه العملية في اللغة الإنجليزية اسم "Reconciliation". إليك كيفية تنفيذها:
جمع وتنظيم البيانات:
يجب أن تبدأ بجمع وتنظيم جميع البيانات ذات الصلة، والتي تتعلق بالمعاملات والتحويلات المالية بين المنشأة والعملاء والموردين.
مقارنة المعلومات:
قارن بيانات المنشأة مع بيانات العملاء والموردين. تأكد من أن جميع المعاملات والأرقام تتطابق وتتوافق.
تحليل الاختلافات:
قم بتحليل أي اختلافات تظهر بين بيانات المنشأة وبين العملاء والموردين. هل هناك أخطاء في التسجيل؟ أو هل هناك معاملات غير مطابقة؟
معالجة الاختلافات والتصحيح:
إذا وجدت أخطاء، قم بتصحيحها بشكل فوري واتخذ الإجراءات اللازمة لتصحيح البيانات.
إذا كان هناك اختلافات مشروعة (مثلاً اختلافات في توقيت التسجيل)، قد تحتاج إلى التواصل مع العملاء والموردين لتوضيح هذه الاختلافات وتوضيح البيانات.
التوثيق والتقارير:
قم بتوثيق عملية المطابقة، بما في ذلك الاختلافات التي تم التعامل معها والتوضيحات اللازمة.
أعد تقارير تلخص نتائج عملية المطابقة والإجراءات التي تم اتخاذها.
متابعة ومراجعة دورية:
قم بتنظيم عمليات مطابقة بشكل دوري لضمان استمرارية دقة ومطابقة الحسابات مع العملاء والموردين.
يهدف هذا النهج إلى ضمان أن تكون الحسابات متطابقة ودقيقة، وأن يتم التعامل بفعالية مع أي اختلافات أو أخطاء تظهر خلال العملية.