كل ما تحتاج معرفته عن التسويات الجردية وأهميتها في الحسابات المالية
تعتبر التسويات الجردية واحدة من أهم العمليات المحاسبية التي تساهم في تقديم صورة دقيقة وموثوقة للوضع المالي للشركة في نهاية العام المالي. بدون هذه العملية، قد تكون البيانات المالية مضللة وتعكس صورة غير صحيحة للأداء المالي والمركز المالي للمؤسسة. في هذا المقال، سنستعرض خطوات عملية وفعّالة للقيام بالتسويات الجردية بشكل صحيح.
تبدأ الدورة المحاسبية بتسجيل الأحداث الإقتصادية في دفتر اليومية و من ثم ترحيلها إلى الحسابات المختصة في دفتر الأستاذ وفي نهاية السنة المالية يتم عمل ميزان المراجعة ثم يتم عمل التسويات الجردية وبعدها يُعاد عمل ميزان المراجعة ما بعد التسويات فماذا تعني التسويات الجردية؟
ما هي التسويات الجردية؟
التسويات الجردية هي عملية محاسبية تهدف إلى تعديل أرصدة الحسابات لضمان توافقها مع الواقع المالي للشركة مع نهاية السنة المالية. تشمل هذه العملية مراجعة وتحديث البيانات المالية بما يتماشى مع المعايير المحاسبية الدولية، مثل التأكد من تسجيل الإيرادات والمصروفات في الفترة المالية المناسبة.
أهمية التسويات الجردية
- ضمان الدقة: تسهم التسويات الجردية في ضمان أن البيانات المالية للشركة تعكس الواقع المالي بدقة.
- الامتثال للمعايير المحاسبية: تساعد الشركات على الامتثال لمعايير المحاسبة مثل المعيار الدولي لإعداد التقارير المالية (IFRS) والمعايير المحاسبية المقبولة عمومًا (GAAP).
- تحسين التخطيط المالي: توفر البيانات المالية الدقيقة أساسًا أفضل للتخطيط والتحليل المالي واتخاذ القرارات المستقبلية.
خطوات عملية للقيام بالتسويات الجردية
1. إعداد الجرد المادي للأصول
قبل البدء في أي تسوية، يجب إجراء جرد مادي للأصول، مثل المخزون والمعدات والأدوات، للتأكد من أن الأرصدة المسجلة في الدفاتر تتطابق مع الكميات الموجودة فعليًا.
كيفية إجراء الجرد المادي:
- تشكيل فريق جرد متخصص للتحقق من الأصول.
- مقارنة السجلات المحاسبية بالنتائج الفعلية.
- تسجيل أي فروقات ناتجة عن التلف أو النقص أو الزيادة.
2. مراجعة حسابات الإيرادات والمصروفات
تعتبر هذه الخطوة ضرورية لضمان تسجيل جميع الإيرادات والمصروفات في الفترة المالية الصحيحة. يجب التحقق من عدم وجود إيرادات لم تُسجل أو مصروفات مؤجلة.
نصائح لمراجعة الحسابات:
- التحقق من الفواتير غير المسجلة أو المدفوعات المؤجلة.
- التأكد من تسجيل الإيرادات وفقًا لمبدأ الاعتراف بالإيراد.
- مراجعة العقود والاتفاقيات لضمان أن جميع الالتزامات تم تسجيلها.
3. إجراء التسويات المحاسبية
تتضمن هذه المرحلة تسجيل التسويات المطلوبة لضبط أرصدة الحسابات. تشمل التسويات الرئيسية:
- تسويات المصروفات المستحقة: تسجيل المصروفات التي حدثت في الفترة الحالية ولم تُدفع بعد.
- تسويات الإيرادات المستحقة: تسجيل الإيرادات المكتسبة التي لم يتم تحصيلها بعد.
- تسويات المصروفات المدفوعة مقدمًا: تسوية المصروفات التي دفعت مقدمًا ولم تُستهلك بعد.
4. مراجعة حسابات الأصول الثابتة
يجب فحص الأصول الثابتة لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة لإجراء تعديل بسبب الاستهلاك أو الاستبعاد أو انخفاض القيمة. تشمل هذه الخطوة:
- تسجيل الاهتلاك (الاستهلاك) السنوي للأصول.
- التأكد من تقييم الأصول بقيمتها الصحيحة.
5. إجراء المراجعة النهائية وتوثيق النتائج
بعد إتمام جميع التسويات، من المهم مراجعة الحسابات والتحقق من الدقة العامة. يمكن تعيين فريق أو محاسب مستقل لإجراء المراجعة النهائية للتأكد من أن جميع التسويات قد تمت بشكل صحيح.
6. إعداد القوائم المالية النهائية
بعد إتمام جميع الخطوات السابقة، يمكن إعداد القوائم المالية النهائية، مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية وقائمة التدفقات النقدية. يجب أن تعكس هذه القوائم الأرقام النهائية بعد التسويات.
نصائح لنجاح عملية التسويات الجردية
- التخطيط المسبق: التأكد من وجود خطة واضحة وجدول زمني للتسويات الجردية.
- استخدام برامج المحاسبة: يمكن أن تساعد البرامج المحاسبية في تسهيل العمليات الحسابية وتسجيل التسويات بشكل دقيق.
- التدريب المستمر: تأكد من أن الموظفين المحاسبيين على دراية بأحدث المعايير المحاسبية والإجراءات اللازمة للتسويات.
إن مبدأ مقابلة الإيرادات بالمصروفات يقتضي حصر الإيرادات التي تخص السنة المالية سواء تم التحصيل أم لم يتم وكذلك حصر المصاريف المتعلقة بالسنة المالية سواء تم دفعها أم لم يتم وهذا يعني ضرورة القيام بالعديد من التسويات قبل إعداد القوائم المالية، فمثلاً لنفرض أن أجور موظفي الشركة يتم سدادها كل أسبوعين وانتهت الفترة المحاسبية في منتصف هذين الأسبوعين بالتالي لن يسجل أي إلتزام أو مصروف عن الأسبوع الأخير من الفترة المحاسبية ولتحديث الحسابات بغرض إعداد القوائم المالية يلزم زيادة كل من حساب مصروفات الأجور و إلتزام الأجور المستحقة ويتحقق ذلك عن طريق قيد تسوية، و تؤثر قيود التسوية على كل من الحسابات الحقيقية (الأصول و الإلتزامات وحقوق الملكية ) والحسابات الإسمية (الإيرادات و المصروفات)
تصنيف التسويات الجردية:
1- بنود مدفوعة مقدماً: وهي
- مصروفات مقدمة (مثل التأمين المدفوع مقدماً)
- إيرادات غير مكتسبة (مثل الإيجار المقبوض سلفاً)
2- بنود مستحقة: وهي
- إلتزامات أو مصروفات مستحقة (مثل الأجور غير المسددة)
- أصول أو إيرادات مستحقة (كالفوائد المكتسبة وغير المحصلة)
3- بنود مقدرة: مثل الإهلاك
المصروفات المدفوعة مقدماً:
المصروف المدفوع مقدماً هو مصروف تم تسديده وتسجيله قبل استخدامه أو استهلاكه حيث يشكل جزء منه مصروفاً للفترة الحالية ويشكل الجزء الآخر أصلاً في نهاية الفترة فإذا قمنا بتسديد قسط تأمين عن ثلاث سنوات مثلاً في بداية السنة الحالية فإن ثلث المبلغ المسدد يمثل مصروفاً للسنة الحالية بينما ثلثاه الآخرين يمثلان أصلاً في نهاية السنة ويؤجل هذا الأصل و يستنفد في السنوات التالية
مثال:
في 2-1-2020 إشترت الشركة تأمين لمدة ثلاث سنوات وسددت مبلغ 1200 نقداً وتم تسجيل قيد اليومية التالي:
1200 من ح/ مصروف تأمين مقدم 2-1-2020
1200 إلى ح/ النقدية
وبسبب مرور ثلث مدة التأمين يتم الإقرار عن ثلث المبلغ كمصروف عن سنة 2020 مع تخفيض حساب الأصل بنفس القيمة وبذلك يصبح قيد اليومية في 31-12-2020 هو:
400 من ح/ مصروف تأمين 31-12-2020
400 إلى ح/ مصروف تأمين مقدم
تحميل ثلث مبلغ التأمين كمصروف
وبذلك يتضح في دفتر الأستاذ مصروف تأمين بمبلغ 400 و أصل (التأمين المقدم) بـ 800
الإيرادات غير المكتسبة:
وهي تمثل نقدية محصلة ومسجلة كإلتزام وذلك لأنها لم تُستحق بعد من خلال تقديم السلع أو الخدمات للزبائن وعلى هذا فإنه عندما يتم تحصيل النقدية قبل إستحقاقها فإنه يتم تأجيل المبلغ الذي يخص فترات تالية ويعتبر المبلغ غير المكتسب (المحصل مقدماً) إلتزاماً على الشركة لأنه يمثل تعهد بتقديم خدمة في المستقبل نتيجة لصفقة حدثت في الماضي
مثال:
قامت المنشأة بتأجير جزء من مبناها لمدة ثلاث سنوات تبدأ من 2-1-2020 إلى أحد المستأجرين الذي قام بتسديد الآجار مقدماً و قدره 60000 وقد تم تسجيل القيد التالي في اليومية:
60000 من ح/ النقدية 2-2-2020
60000 إلى ح/ إيراد آجار مقبوض مقدماً
قبض إيجار ثلاث سنوات مقدماً
و في نهاية العام 2020 يكون ثلث هذا المبلغ قد تم إكتسابه و يتم تسجيل قيد التسوية التالي:
20000 من ح/ إيراد آجار مقبوض مقدماً
20000 إلى ح/ إيراد الآجار
تسجيل ما يخص الفترة من الإيراد
الإلتزامات والمصروفات المستحقة:
وهي بنود مصروفات استحقت خلال الفترة لكن لم تسجل أو تسدد بعد وبالتالي فهي تمثل إلتزامات في نهاية الفترة كالفوائد المستحقة والأجور والضرائب المستحقة
الأصول أو الإيرادات المستحقة:
يطلق على بنود الإيرادات المكتسبة خلال الفترة ولم يتم تحصيلها بعد بالإيرادات المستحقة و تمثل أصلاً في نهاية الفترة، ومن الضروري إجراء قيود تسوية لهذه البنود
مثال:
لنفرض أنه تم تأجير جزء من المبنى التابع للشركة بمبلغ 1000 شهرياً و أن المستأجر قد سدد الآجار عن 11 شهراً الأولى من السنة ولم يسدد الإيجار عن شهر كانون الأول فيكون قيد التسوية في 31-12-2020 هو:
1000 من ح/ إيجار مستحق 31-12-2020
1000 إلى ح/ إيراد الإيجار
تسجيل إيراد شهر12 المستحق
و كنتيجة لهذا القيد يظهر أصل بقيمة 1000 في الميزانية ليبين المبلغ المستحق على المستأجر في 31-12-2020 كما يظهر في قائمة الدخل إيراد إيجار قدره 12000 التي هي عبارة عن 11000 التي تم تحصيلها عن أول 11 شهر بالإضافة إلى 1000 الخاصة بشهر 12 والتي أضيفت بقيد التسوية
البنود المقدرة:
يطلق على الحسابات المشكوك في تحصيلها و إهلاك الأصول الثابتة البنود المقدرة لأنه لا يمكن تخمين مبالغها بصورة دقيقة وقت التسجيل وهذا يعني أن أعباء الفترة الحالية لا يمكن قياسها بدقة و من أمثلة ذلك نجد أن هناك بعض حسابات المدينين الناتجة عن المبيعات الآجلة قد تكون غير قابلة للتحصيل نتيجة إفلاس المدين أو تهربه من السداد أو أي سبب آخر و لتجنب تقدير مصروفات وخسائر الفترة بأقل من حقيقتها فإنه من الواجب تقدير وتسجيل الديون المعدومة المتوقعة.
وكذلك فعد شراء
أصل ثابت طويل الأجل فإنه يفترض أن الأصل سيتم تخريده و بيعه في نهاية عمره الإنتاجي بسعر منخفض عن سعر الشراء ويمثل الفرق بين سعر الشراء وقيمته كخردة مصروفاً يجب تقسيمه على مدى العمر الإنتاجي للأصل وبذلك يجب تقدير العمر الإنتاجي وقيمة الأصل كخردة لتحديد المصروف الذي سيخصص لكل فترة
مثال عن قيد التسوية للديون المعدومة:
بفرض أن الديون المحتمل عدم تحصيلها و إعدامها هي 0.5% من قيمة المبيعات الآجلة (وذلك التقدير جاء من الخبرة السابقة والمعرفة بالعملاء) وأن صافي المبيعات الآجلة بلغت 300000 فيكون قيد التسوية في 31-12-2020 هو:
1500 من ح/ مصروف الديون المعدومة 31-12-2020
1500 إلى ح/ مخصص ديون مشكوك في تحصيلها
تسجيل الديون المعدومة المقدرة لهذا العام
نلاحظ أن القيد السابق هو لتقدير الديون المعدومة التي تخص الفترة وتحميلها على الفترة وليس لإعدام هذه الديون حيث يتم إعدام الديون لحظة التأكد من إستحالة تحصيلها
الخلاصة
إجراء التسويات الجردية نهاية العام المالي هو جزء أساسي من عمليات المحاسبة التي تعزز الدقة والموثوقية في البيانات المالية. من خلال اتباع الخطوات الصحيحة وإجراء مراجعة شاملة للأصول والمصروفات والإيرادات، يمكن للشركات التأكد من أن بياناتها المالية جاهزة للاستخدام في التحليل واتخاذ القرارات الإدارية الهامة.
