إدارة الأنماط في برنامج الأمين
نحن نعلم أن تسجيل البيانات المحاسبية في برنامج المحاسبة ينطلق من مجموعة من الوثائق و هذه الوثائق هي المادة الخام التي يتم من خلالها قراءة البيانات المحاسبية التي سيتم إدخالها في برنامج المحاسبة، و كمثال على هذه الوثائق المحاسبية: كشف الرواتب، فاتورة المشتريات، فاتورة المبيعات، كشف يومية الصندوق.....والكثير من الوثائق التي تتعلق بنظام الشركة و طبيعة العمل فيه.
أحد الأمور المفيدة التي ينبغي القيام بها بعد تثبيت قاعدة بيانات SQL و تثبيت برنامج الأمين هي التوجه إلى إدارة الأنماط لإنشاء أنماط جديدة بحسب مقتضيات العمل في المؤسسة
فالخطوة الأولى في تسجيل القيود و البيانات المحاسبية على برنامج الأمين و أي برنامج محاسبي آخر هي تجميع الوثائق التي سيتم استخلاص البيانات منها.
الطريقة المتبعة في أي برنامج محاسبي لتسجيل أي قيد هي الدخول على تبويب "سند قيد" و تسجيل القيد المحاسبي فيه مباشرة، وقد نجد هذا التبويب مختلفاً في الاسم فقط من برنامج إلى آخر كتبويب " دفتر اليومية " في برنامج الخوارزمي و يؤدي نفس الوظيفة أو تبويب "سندات القيد" في برنامج البازار
في برنامج الأمين ندخل على سندات ـــــ سند قيد أو بالضغط على F11 و هنا يمكن كتابة القيود كاملة و بكافة أشكالها كما نلاحظ التسجيل التلقائي لقيود المبيعات و المشتريات في هذا التبويب
ضمن هذا التبويب يمكن استعراض القيود السابقة و تسجيل قيود جديدة تأخذ أرقاماً تسلسلية متتالية.
نلاحظ أنه في هذه الطريقة يتعذر تصنيف الوثائق المحاسبية في مجموعات بحيث يمكن الرجوع إلى الوثيقة التي تؤيد قيداً محاسبياً معيناً ضمن ترتيب خاص بنمط فريد لكل مجموعة وثائق،
يتيح برنامج الأمين إنشاء نمط خاص بكل مجموعة وثائق و كمثال على ذلك لنفرض أننا نقوم بتجميع كشوفات الصندوق يوماً بيوم في مصنف خاص فنستطيع إنشاء نمط خاص بكشوفات الصندوق في برنامج الأمين كذلك إذا كنا نقوم بجمع كشوفات الرواتب في مصنف خاص نستطيع ضمن البرنامج إنشاء نمط خاص بالرواتب و هكذا بحيث لا نضطر لإضافة كافة القيود في مكان واحد في البرنامج.
و للإستفادة من ميزة الأنماط هذه يجب أولاً أن نقوم بإنشاء الأنماط التي نحتاجها في عملنا، ولذلك نتجه إلى:
أدوات ـــ إدارة ـــ إدارة الأنماط
فتظهر لنا النافذة التالية:
من هذه النافذة نستطيع إنشاء و تعديل الأنماط حيث نحدد طبيعة النمط من المستطيل الأيمن ثم نضغط على تحرير لنقوم بالإضافة أو التعديل على النمط:
في هذه النافذة نملأ المعلومات المطلوبة كالإختصار و اسم النمط و الحساب الافتراضي في حال وجوده: هذا الحساب الافتراضي هو الحساب الذي يظهر كطرف في جميع قيود النمط كحساب الصندوق الذي يظهر في جميع قيود الصندوق و نحدد العملة و أيضاً نستطيع تحديد مصطلحات النمط فبدل مصطلح " المدين والدائن " نستطيع التغيير إلى مصطلح " من و إلى " أو أي مصطلح نريده بالكتابة في المستطيلات بجانب مدين ، دائن
نحدد من المربع الأعلى في اليمين حقول الجدول التي ستظهر في النمط و في المربع السفلي نحدد خصائص سند القيد الذي سيتولد عن هذا النمط و نستطيع إضافة حقول مخصصة إذا أردنا من زر الحقول المخصصة
أخيراً نضغط إضافة لإضافة النمط أو تعديل في حال كان النمط مضافاً و رغبنا بالتعديل عليه أو جديد إذا أردنا ملأ نمط جديد
تسمح الأنماط بتصنيف القيود المحاسبية في مجموعات تصب جميعها في سند القيد وتفيد في تبسيط العمل وجعله أكثر راحة