كيفية تعريف مادة جديدة في برنامج الأمين للمحاسبة
يتميز برنامج الأمين للمحاسبة باحتوائه على كافة الأدوات التي يمكن من خلالها إدارة المخزون والمواد والمستودعات بطريقة مرنة حيث يمكننا إنشاء شجرة للمواد بنفس الآلية التي نقوم بها عند إنشاء شجرة الحسابات، إضافة إلى أن البرنامج يحوي على اختصارات الزر الأيمن للفأرة مما يجعل التعامل مع المواد أكثر سلاسة.
إدارة المواد ضمن برنامج الأمين:
يحتوي برنامج الأمين على خيارات متعددة خاصة بالمستودعات والمواد فيمكن تعريف العديد من المستودعات وتعريف المواد بكامل المواصفات التي نرغب إدراجها ضمن بطاقة المادة، يتم تثبيت برنامج الأمين عبر تثبيت قاعدة بيانات مايكروسوفت SQL ثم تثبيت البرنامج، وبتكامل البرنامج مع قاعدة البيانات يمكننا تخزين كم هائل من البيانات وإدارتها عبر هذا البرنامج.
يعتمد البرنامج نظام الجرد الدوري للمواد بشكل افتراضي.
تعريف مادة رئيسية ضمن برنامج الأمين للمحاسبة:
في برنامج الأمين للمحاسبة من قائمة "مواد" نختار "دليل المواد" كما يمكننا الوصول إلى دليل المواد من خلال الأيقونة الموجودة على شريط أدوات البرنامج.
بعد فتح نافذة دليل المواد ننقر بزر الفأرة الأيمن في الجانب الفارغ من الدليل فتظر قائمة أوامر نختار منها "بطاقة المجموعة" فتفتح لنا نافذة تسجيل بيانات المجموعة الرئيسية
هنا نقوم بكتابة اسم المجموعة، ثم نختار نوع المجموعة من القائمة المنسدلة هل هي مجموعة عادية أم تجميعية والمجموعة التجميعية هي المجموعة التي تتألف من مجموعات مواد.
نترك خانة المجموعة الرئيسية فارغة إذا كانت هذه المجموعة هي المجموعة الأم، أما إذا كانت متفرعة عن مجموعة أخرى فنبحث عن المجموعة الرئيسية في خانة المجموعة الرئيسية وفي هذه الحالة سيقوم البرنامج تلقائياً بكتابة رمز لهذه المجموعة في الخانة الخاصة به ونستطيع تغييره إذا رغبنا.
يمكننا إضافة صورة للمجموعة بالضغط على زر "استعراض" واختيار ملف الصورة.
لإضافة بطاقة المجموعة هذه نضغط على إضافة، ولتعديلها بعد إضافتها نضغط على زر تعديل، أما لإنشاء بطاقة مجموعة جديدة فنضغط على زر جديد، ولحذف بطاقة المجموعة نضغط على حذف.
يمكننا تخصيص حسابات خاصة لهذه المجموعة بالضغط على زر حسابات واختيار الحسابات التي نرغب بتخصيصها.
تعريف مادة فرعية ضمن برنامج الأمين للمحاسبة
ننقر بالزر الأيمن للفأرة على المجموعة الرئيسية التي قمنا بإنشائها ونختار الأمر "مادة جديدة" فتفتح لنا نافذة إضافة مادة جديدة.
في حال كانت هذه هي أول مادة ضمن المجموعة فيجب إدخال الرمز أما إذا سبق وأن أضفنا مادة ضمن هذه المجموعة فسيقوم البرنامج تلقائياً بإضافة الرمز.
نكتب اسم المادة في الخانة المخصصة لذلك.
نستطيع إضافة أي تفاصيل نرغب بها في بطاقة المادة فعلى اليمين نجد التبويبات التي إذا ضغطنا عليها تظهر لنا الخيارات التابعة لهذه التبويبات.
في تبويب "عام" يمكننا إضافة قياس المادة أو مكان تواجدها وبلد المنشأ وغير ذلك من التفاصيل التي سيحفظها البرنامج ضمن قائمة منسدلة لنقوم بالاختيار من بينها عند تعريف مواد جديدة.
أما تبويب "وحدات" فيمكننا من خلاله تعريف ثلاث وحدات للمادة كحد أقصى كالقطعة والعلبة والطرد أي من الوحدة الأصغر فالأكبر فالأكبر، ويمكننا كتابة الواحدات التي نرغب بها وسيقوم البرنامج بحفظها في قائمة منسدلة لنختار من بينها إذا أردنا تعريف مواد جديدة.
من المهم تحديد العلاقات بين الواحدات فمثلاً عند اختيار الواحدة الأولى "كيلو" والواحدة الثانية "طرد" يجب أن نسجل مقدار ما تساويه الواحدة الثانية من الأولى في الخانة المخصصة أي: 1 طرد = 4 كيلو على سبيل المثال.
نستطيع تعيين الواحدة الافتراضية التي ستظهر تلقائياً عند عمل الفواتير بتحديد الخيار بجانب احدى الواحدات الثلاث، هل نريد الواحدة الافتراضية هي الأولى الأصغر أم الثانية أم الثالثة؟ ونستطيع أن نحدد عامل التحويل "غير ثابت" في المواد التي تتغير فيها العلاقة بين الواحدات.
يمكننا تحديد الحد الأعلى للمادة بحيث أن البرنامج سيقوم بإعطائنا تنبيهاً عند تجاوز المادة لهذا الحد في المستودع وكذلك حد إعادة الطلب وفيه يعطينا البرنامج تنبيهاً عند وصول كمية المادة لهذا الحد حتى نقوم بإعادة طلب المادة وكذلك بالنسبة للحد الأدنى أما الكمية الحالية فهي الرصيد الموجود في الوقت الحالي من المادة.
بالنسبة للهدايا فيمكننا تخصيص هدية أو أكثر من المادة لكل عدد محدد من الوحدات.
يمكننا تسجيل كافة الأسعار للمادة من تبويب "أسعار" كسعر الجملة وسعر المستهلك وسعر التصدير، ونجد آخر سعر شراء تم للمادة مسجلاً في خانة "آخر شراء" ويمكننا تحديد العملة، ولدينا خمس سياسات للتسعير يمكننا الاختيار من بينها ضمن القائمة المنسدلة.
من تبويب "خيارات" نحدد طبيعة المادة هل هي خدمية أم مستودعية من القائمة المنسدلة كما نستطيع فرض تاريخ صلاحية للمادة ويمكننا تحديد "مادة تجميعية" في حال كانت هذه المادة مؤلفة من عدة مواد أولية.
والعديد من الخيارات الأخرى التي تفيد في تخصيص المادة.
نضغط على "إضافة" لإضافة هذه المادة الفرعية.