بناء نظام محاسبي متكامل - حصر موجودات والتزامات الشركة
بعد بدء العمل في إحدى المنشآت التجارية أو الصناعية أو الخدمية لا بد من إنشاء نظام محاسبي كامل يسمح بتسجيل الأحداث المالية للشركة بشكلٍ دقيق واستخلاص النتائج اللازمة، وكثيراً ما تكون الأخطاء المحاسبية ناتجة عن سوء تصميم النظام المحاسبي.
يتم إنشاء النظام المحاسبي من قبل المحاسب وبمساعدة الإدارة، وتقع مسئولية نجاح هذا النظام على عائق الجميع بدءاً من الإدارة وانتهاءاً بالموظفين.
حصر موجودات والتزامات المنشأة:
لماذا تأتي هذه الخطوة في بداية بناء النظام المحاسبي؟ لعدة أسباب:
- يساعد حصر الموجودات والمطاليب في التعرف على نشاط الشركة والحسابات الواجب إنشاؤها.
- معرفة قيمة رأسمال الشركة في حال عدم وجود تسجيلات سابقة.
- معرفة موارد الشركة واستخداماتها.
- ضمان عدم إغفال أو ضياع أي جزء مهم في الشركة.
- وضع تصور عام عن النظام الذي سيتم إنشاؤه.
- تحديد المركز المالي للشركة
آلية حصر الموجودات والمطاليب للشركة:
يقوم المحاسب بإعداد قوائم الجرد المناسبة لتسجيل نتائج الجرد بكامل تفاصليها.
الموجودات الثابتة:
يتم ذلك بجرد موجودات والتزامات الشركة عبر إنشاء فريق للجرد مكون من المحاسب والإدارة المعنية والفنيين، فمثلاً عند القيام بجرد الآلات لا بدّ من حضور الفني المسئول عن هذه الآلات ليقوم بإعطاء أسماء ومواصفات هذه الآلات، بالإضافة إلى ضرورة حضور الإداري الذي يحتفظ بأوراق وفواتير هذه الآلات والمعدات فتتم عملية الجرد على أفضل وجه.
كذلك الأمر بالنسبة للمفروشات والأراضي وكافة الموجودات الثابتة، وعند توفر جرد سابق لهذه الموجودات الثابتة فيكفي التأكيد على الجرد والتأكد من صحته، وطبعاً يتم ذلك بحضور الفنيين والإداريين المعنيين.
الموجودات المتداولة:
المدينون:
يتم جرد المدينين بالكامل والحصول على الوثائق الخاصة بهم، تسجيل أسماء وأرصدة المدينين والتأكد من مطابقة هذه الأرصدة مع سجلات المدينين عبر الاتصال بهم وعمل المطابقات اللازمة معهم.
يشمل المدينون الزبائن وغيرهم ممن كان له تعامل مدين مع الشركة.
المخزون:
تتم عملية جرد المخزون بوجود المحاسب وأمين المستودع والإدارة الفنية، حيث يتم حصر كامل موجودات المستودعات وتسجيلها في قوائم جرد المستودع، وعند انتهاء الجرد يقوم كل من المحاسب وأمين المستودع والمدير الفني بالتوقيع على الجرد حتى يتم اعتماده بشكل رسمي في الشركة.
يتم عمل عدة نسخ من الجرد يحتفظ المحاسب بإحدى النسخ وتعطى نسخة لأمين المستودع ونسخة للمدير الفني، ويتم جرد المستودع بناءاً على الأعداد والقيم.
يتم الحصول على القيم من فواتير الشراء السابقة، بينما يتم الحصول على الأعداد من خلال العد الفعلي للمخزون المتاح.
وفي حال وجود جرد سابق للمستودع يتم التأكد من صحته وتعديله في حال حدوث حركة للمواد بعد تاريخ الجرد.
الأموال الجاهزة:
يقوم المحاسب مع أمين الصندوق والمدير المالي بجرد صندوق النقدية التابع للشركة والتأكد من مطابقة الرصيد للتسجيلات السابقة.
وفي حال وجود أكثر من عملة فيتم حصر الرصيد لكل عملة ومطابقته مع التسجيلات إن وجدت، ثم يتم تسجيل ذلك في قوائم جرد النقدية التي أعدّها المحاسب.
المدير المالي في المشروعات الصغيرة هو صاحب المنشأة، أي هو الشخص الذي يتخذ القرارات المالية الخاصة بالمنشأة، أما في المنشآت الكبيرة فيكون المدير المالي هو كبير المحاسبين والذي يتخذ القرارات الخاصة بالأمور المالية للشركة.
يقوم المحاسب بطلب كشوف حسابات من البنوك التي تمتلك المنشأة فيها أرصدة وحسابات، ويقوم بعمل التسويات اللازمة مع التسجيلات السابقة في المنشأة إن وجدت، وفي حال عدم وجود تسجيلات خاصة بالمنشأة يتم الرجوع إلى الشيكات والأوراق النقدية الخاصة بالبنك ومطابقتها مع كشوف البنك وعمل التسويات اللازمة.
المصروفات المدفوعة سلفاً والإيرادات المستحقة:
المصروفات المدفوعة سلفاً هي المصروفات التي تخص الفترة المالية القادمة وتم سدادها في السنة المالية الحالية، بينما الإيرادات المستحقة هي الإيرادات التي تخص السنة المالية الحالية بينما لم يتم قبضها.
هذه المصروفات تعد أصلاً من أصول الشركة يجب جرده والتحقق منه وتسجيله في قوائم الجرد الخاصة بموجودات الشركة. يشمل ذلك أية مصاريف قامت الشركة بدفعها مقدماً كالسلف النقدية المدفوعة للعاملين أو فواتير الأنترنت المدفوعة سلفاً وأية خدمات تم شرؤها ودفع قيمتها مقدماً ولم يتم إنجازها بالكامل.
بالإضافة إلى الإيرادات المستحقة والتي تعد أصلاً من أصول الشركة يجب تسجيله في قوائم الجرد الخاصة بالموجودات ليتم ظهوره في الميزانية الافتتاحية لاحقاً في جانب الأصول.
حصر مطاليب الشركة:
بعد حصر الموجودات يجب حصر إلتزامات الشركة وذلك بحضر القروض الطويلة والقصيرة الأجل على الشركة ومراجعة التسجيلات الخاصة بها وتقييدها في قوائم الجرد الخاصة بالمطاليب.
كما يتم حصر الدائنين وأرصدتهم ومطابقتها مع تسجيلاتهم الخاصة، حيث يتم مطابقة أرصدة الدائنين بإرسال واستلام كشوف حسابات منهم لتأكيد الأرصدة الموجودة في تسجيلات الشركة.
المصاريف المستحقة والإيرادات المقبوضة مقدماً:
تشمل المصاريف المستحقة أية مصاريف تخص السنة المالية الحالية ولم يتم دفعها، وتعد هذه المصاريف إلتزاماً على الشركة تجاه الآخرين يجب تسجيله في قوائم الجرد الخاصة بالمطاليب.
كما أن الإيرادات المقبوضة مقدماً هي الإيرادات التي تخص سنوات مالية لاحقة ولكن تم قبضها في الفترة المالية الحالية، وهي تعد التزاماً على الشركة يظهر في جانب الخصوم من الميزانية العمومية.
رأس المال:
ثم يأتي بعد ذلك عملية التأكد من رأس المال ومطابقته مع نتائج الجرد، حيث يتم حساب رأس المال نظرياً بطرح الخصوم من الأصول لنحصل على رأس المال مضافاً إليه أية أرباح قد تم تحقيقها حتى الآن، وبالرجوع إلى تسجيلات المنشأة يمكن أخذ رقم رأس المال وعزله عن الأرباح المتحققة.
أي نقوم بتحقيق المعادلة التالية:
رأس المال + الأرباح = الأصول - الخصوم
بعد اكتمال قوائم الجرد والتأكد من دقتها ودقة الأرصدة المسجلة فيها يصبح المحاسب على استعداد لإنشاء الميزانية الافتتاحية والتي ستشكل نواة النظام المحاسبي الجديد.
ينبغي عدم إغفال أي أصل أو التزام خاص بالشركة، ويتم توقيع قوائم الجرد من قبل المحاسب والفنيين والإدارة ليتم اعتماده كجرد رسمي سيبنى النظام المحاسبي على أساسه، وبقدر ما يكون الجرد دقيقاً وشاملاً لكل أصول وخصوم الشركة بقدر ما يكون النظام النظام المحاسبي دقيقاً.