إعداد كشف الرواتب والأجور وتسجيل القيود
يتم إعداد كشف الرواتب والأجور الأولي من قبل المشرف على حضور الموظفين والعمال أو من قبل إدارة الموارد البشرية في الشركات الكبيرة، يحوي هذا الكشف على معلومات عن الأيام التي داوم فيها الموظف وأيام أو ساعات الغياب والخصومات التي يتم خصمها منه كجزاءات في حالة الإهمال مثلاً.
يتم تسليم هذا الكشف الأولي الخاص بحضور وانصراف وجزاءات ومكافآت الموظفين إلى المحاسب موقعاً من الشخص الذي قام بإعداده ليقوم المحاسب بتسجيله و وضع الإضافات الأخرى اللازمة.
يقوم المحاسب بإعداد كشف الرواتب النهائي ويوقع عليه ويرفق معه الكشف الأولي ثم يرسلهما إلى المدير المالي لاعماده وتوقيعه.
ما هو كشف الرواتب والأجور؟
هو عبارة عن قائمة بأسماء الموظفين و رواتبهم الأساسية بالإضافة إلى الإقتطاعات الشهرية أو الأسبوعية والإضافات ويمكن من خلال هذا الكشف تحديد راتب الموظف في نهاية الشهر (أو الأسبوع إذا كان نظام الأجور أسبوعياً).
كيفية إعداد كشف الرواتب والأجور:
يتم الاستعانة بأحد البرامج المساعدة أو ببرنامج إكسيل لإعداده وذلك لتجنب العمليات الحسابية اليدوية والتي قد توقعنا في بعض الأخطاء، ويحتاج المحاسب إلى معلومات عن الأيام التي عمل فيها الموظف وراتبه الأساسي بالإضافة إلى الإقتطاعات والإضافات.
يمكن للمحاسب معرفة الراتب الأساسي للموظف بمراجعة عقد الموظف أو بسؤال المسئولين عن تشغيله، أما بالنسبة لأيام الغياب عن العمل فيتم تسجيلها من قبل المشرف المباشر أو يمكن معرفتها من سجل التوقيع للموظفين بحسب النظام المتبع في المؤسسة.
تعد الرواتب على أساس شهري أما الأجور فيتم إعدادها على أساس أسبوعي أو يومي.
يتم ترتيب أسماء الموظفين في العمود الأول أما العمود الثاني فيتم تسجيل الراتب الأساسي لكل موظف فيه.
الأعمدة التي تليها يتم تسجيل الإضافات التي سيتم إضافتها إلى الراتب الأساسي للموظف ومنها:
- العمل الإضافي: يتم احتسابه بناءاً على الأيام أو الساعات الإضافية التي عمل بها الموظف بحسب النظام المتبع في المؤسسة
- البدلات كبدل المواصلات وبدل غلاء المعيشة
- المكافآت والحوافز: نظير كفاءة الموظف في عمله أو لتشجيعه على بذل المزيد.
- العلاوات: وهي المبالغ التي يتم صرفها للموظف نظير الترقية التي حازها أو المسئوليات الجديدة التي أعطيت إليه.
ويمكن أن تضيف المؤسسة إضافات أخرى غير المذكورة سابقاً وذلك بحسب النظام المتبع لديها.
تعتبر هذه الإضافات مع الراتب الأساسي مصروفاً بالنسبة للمنشأة يظهر في
قائمة الدخل.
ثم ننتقل إلى القسم الثالث ويضم الأعمدة التي سيسجل فيها الاقتطاعات من الموظف وهي:
- ضريبة الدخل: التي تفرضها الدولة على الموظفين سواء في القطاع العام أو الخاص
- التأمين: وهي المبالغ التي تُدفع إلى شركة التأمين ويتم خصمها من أجور الموظف
- الجزاءات: نتيجة تقصير الموظف
- الغياب: يتم احتسابه بناءاً على الأيام أو الساعات التي غابها الموظف
- السلف: وهي المبالغ التي أخذها الموظف سلفاً من راتبه قبل حلول موعد سداد الرواتب.
يمكن إضافة اقتطاعات أخرى تقتطعها المنشأة من الموظف بحسب النظام الداخلي لها.
بالنسبة للبندين الأول والثاني والذي يخص ضريبة الدخل والتأمين فهي تعتبر إلتزامات على الشركة تجاه الجهات الخارجية سواء كانت حكومية أم جهات خاصة وتقتطع هذه الإلتزامات من راتب الموظف ثم تدفع إلى تلك الجهات.
يمكن اقتطاع أي إلتزام آخر مفروض على الموظف للجهات الخارجية بحسب القوانين المتبعة في البلد ويتم حفظ هذه المبالغ المقتطعة في حساب دائن ليتم تسديده إلى الجهات الخارجية.
أما بالنسبة للبندين الثالث والرابع وهي الجزاءات والغياب فهي تعتبر إيراداً بالنسبة للشركة يظهر ضمن
بنود قائمة الدخل آخر العام، أما السلف فهي من ضمن مصاريف الرواتب والأجور.
يمكن إضافة إقتطاعات أخرى من الموظف بحسب النظام الداخلي للمؤسسة.
القسم الأخير من أعمدة كشف الرواتب والأجور هو عبارة عن المبالغ التي تدفعها الشركة وتكون إلتزاماً لجهات خارجية ويستفيد منها الموظف لاحقاً وكمثال على ذلك إذا قامت الشركة بتسجيل الموظفين ضمن برنامج للتقاعد لدى شركة أخرى حكومية أو خاصة وقامت بدفع الأقساط الشهرية نيابة عن الموظفين لتلك الجهات عندها يتم تسجيل ذلك القسط المدفوع نيابة عن الموظف في كشف الرواتب دون أن يؤثر هذا القسط على الراتب حيث لا يتم اقتطاعه من الراتب.
تعتبر هذه المبالغ مصروفاً على الشركة والتزاماً عليها بنفس الوقت، وتتبع هذه المبالغ القوانين السائدة في البلد ونظام المؤسسة.
يصبح كشف الرواتب والأجور على الشكل التالي:
أما بالنسبة للقيود المستخدمة:
يقوم المحاسب بتسجيل الرواتب في
برنامج المحاسبة والذي سيقوم بتوليد القيود اللازمة أو يقوم بإدخل القيود بشكل يدوي بحسب البرنامج المستخدم.
لتسجيل الرواتب والأجور يلزمنا إعداد قيدين القيد الأول هو قيد استحقاق الرواتب والقيد الثاني هو قيد صرف الرواتب.
سنأخذ مثالاً من الجدول السابق "الموظف أنور"
خلال الشهر يتم صرف سلف للموظفين ويكون القيد كالتالي (الموظف أنور كمثال):
100 من ح/ الموظف أنور
100 إلى ح/ الصندوق
قيد استحقاق الرواتب:
يكون على الشكل التالي:
من مذكورين:
2000 ح/ الراتب الأساسي
50 ح/ العمل الإضافي
50 ح/ البدلات
100 ح/ المكافآت والعلاوات
إلى مذكورين:
2057 ح/ الموظف أنور
10 ح/ الغياب والجزاءات
30 ح/ التأمينات
103 ح/ ضريبة الدخل
ملاحظات على القيد:
تم اعتماد التفصيل في إعداد القيد فقمنا بفتح حسابات للإقتطاعات ضمن الحساب الرئيسي الرواتب والأجور وذلك يمكننا من معرفة مبلغ الحوافز الذي تم صرفه في فترة معينة وكذلك مبالغ البدلات وغيرها من الإضافات ويمكن عدم التفصيل في الحسابات وإجمال هذه البنود في حساب واحد هو حساب الرواتب والأجور وعند الرغبة في الحصول على التفاصيل يتم الرجوع إلى كشف الرواتب المرفق بالقيد.
قمنا بتسجيل المبلغ المستحق للموظف أنور بدون اقتطاع السلف وبهذه الطريقة يمكن حسم مديونية السلفة من حساب الموظف.
قيد سداد الرواتب:
يتم سداد الرواتب من الصندوق ويسجل المبلغ المدفوع في
يومية الصندوق أو يتم سداد الرواتب عن طريق البنك بإرسال الكشف المختوم والموقع إلى البنك ليقوم بإيداع المبالغ في حسابات الموظفين.
يكون على الشكل الآتي:
1957 من ح/ الموظف
1957 إلى ح/ الصندوق
وعند سداد قيمة التأمينات وضريبة الدخل ومساهمات الشركة إلى الجهات الخارجية المعنية يتم تسجيل القيد على الشكل التالي:
من مذكورين:
30 ح/ التأمينات
103 ح/ ضريبة الدخل
50 ح/ صندوق التقاعد
183 إلى ح/ الصندوق
كان هذا المثال يخص أحد الموظفين ويمكن إجمال باقي الموظفين في هذه القيود.
يمكن إجمال خطوات إعداد كشف رواتب الموظفين في النقاط الأساسية التالية:
1. جمع المعلومات: قم بجمع جميع المعلومات اللازمة حول الموظفين ورواتبهم، مثل أسمائهم وأرقام الهوية والوظائف والرتب والأقدار المالية.
2. تحديد الفترة: حدد الفترة التي ترغب في إعداد كشف الرواتب لها، سواء كان ذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا.
3. حساب الرواتب الأساسية: قم بحساب الرواتب الأساسية للموظفين بناءً على الأجر الأساسي المتفق عليه في عقود العمل أو السجلات الداخلية للشركة.
4. احتساب المزايا والحوافز: ضمن كشف الرواتب، قم بحساب أي مزايا إضافية أو حوافز يحق للموظفين الحصول عليها، مثل بدلات السفر أو الإقامة أو المكافآت.
5. احتساب الاستقطاعات: قم بحساب أي استقطاعات مالية مطبقة على الرواتب، مثل الضرائب ومساهمات التأمين الاجتماعي أو أي اقتطاعات أخرى مطلوبة.
6. إعداد المستند: قم بإعداد المستند الذي يحتوي على تفاصيل رواتب الموظفين، ويشمل الأسماء والمعلومات الشخصية والرواتب الأساسية والمزايا والاستقطاعات لكل موظف.
7. التدقيق والتحقق: قبل إصدار الكشف، قم بالتدقيق والتحقق من البيانات للتأكد من صحتها واكتمالها. تأكد من احتساب الرواتب والمزايا والاستقطاعات بدقة.
8. إصدار الكشف: بعد التحقق من صحة البيانات، قم بإصدار كشف الرواتب للموظفين بالشكل المطلوب. يمكنك طباعته وتوزيعه بشكل ورقي أو إرساله عبر البريد الإلكتروني.
9. الحفظ والأرشفة: قم بحفظ نسخة من كشف الرواتب وأرشفته للإشارة إليها في المستقبل. قد تحتاج إلى الوثيقة في حالة المراجعات الداخلية أو لأغراض المحاسبة.
هذه هي الخطوات الأساسية لإعداد كشف رواتب الموظفين. يمكن أن تختلف بعض الخطوات بناءً على سياسات وإجراءات الشركة التي التي يتم العمل فيها.
