بناء نظام محاسبي متكامل | الدورة المحاسبية
في أي منشأة سواء أكانت جديدة أم قائمة بدون نظام محاسبي لا بد لنا من إنشاء نظام محاسبي شامل يضمن تسجيل الأحداث المالية بشكل دقيق واستخراج نتائج هذا التسجيل.
إن بناء نظام محاسبي قوي أمر ضروري جداً من أجل سير عمل الشركة بشكل سليم، وبدون هذا النظام المحاسبي لن تكون الشركة قادرة على تتبع إيراداتها ونفقاتها ومدفوعات عملائها فضلاً عن صعوبة اتخاذ قرارات صحيحة نتيجة عدم وجود معلومات عن المركز المالي للمنشأة.
أما في حالة تعدد الشركاء فالنظام المحاسبي ضرورة لا بد منها وهي أهم نظام يجب إنشائه في الشركة منذ اليوم الأول.
و تبدأ عملية إنشاء النظام المحاسبي من حصر موجودات والتزامات الشركة بالكامل والخروج بالمركز المالي للمنشأة وبذلك يتم أخذ صورة شاملة عن ما للمنشأة وما عليها وممتلكات المنشأة.
وبعد هذا تأتي الخطوة الثانية في بناء النظام المحاسبي وهي إنشاء دليل الحسابات ويمكن القول بأن هذه الخطوة ترتكز على الخطوة السابقة حيث نستطيع معرفة كافة حسابات المنشأة من خلال الجرد الشامل.
بعد ذلك لا بد من إنشاء دورة مستندية تنساب ضمنها المستندات بين الأطراف المعنية لتستقر لدى المحاسب الذي يقوم باستخلاص المعلومات المالية منها وتسجيلها ثم أرشفتها وبذلك تبدأ الدورة المحاسبية، أي أن الدورة المحاسبية تبدأ من حيث انتهت الدورة المستندية.
ما هي الدورة المحاسبية؟
هي المراحل التي تسير ضمنها المعلومات المحاسبية، والتي تبدأ بجمع المعلومات المتعلقة بالمحاسبة وتحليلها ثم تسجيلها على شكل قيود يومية وترحيلها من أجل استخلاص النتائج منها. وتبدأ الدورة المحاسبية في أول السنة المالية ثم تنتهي مع انقضاء السنة المالية لتبدأ من النقطة التي انتهت عندها على شكل دورة.
مراحل الدورة المحاسبية:
جمع المعلومات المحاسبية وتحليلها:
تعد المستندات الناتجة عن الدورة المستندية الأساس في هذه المرحلة، حيث يتم استخلاص المعلومات المالية من هذه المستندات، حيث يتم تحليل العمليات المالية وطبيعة الحسابات الداخلة فيها تمهيداً للتسجيل.
كما يتم مراجعة هذه المستندات في هذه المرحلة والتأكد من صحتها، وفي حال وجود أي خطأ يتم مراجعة الأطراف المعنية.
ففي حالة المبيعات مثلاً عند اكتشاف خطأ في تسجيل فاتورة المبيعات يتم مراجعة مسئول المبيعات لتصحيح الخطأ أو عمل فاتورة جديدة وإلغاء القديمة.
في هذه الحالة يتم استدعاء كافة نسخ الفاتورة وتصحيحها أو إلغاؤها وإنتاج فاتورة جديدة.
تسجيل القيود المحاسبية:
يقوم المحاسب بتسجيل القيود اليومية في دفتر معد خصيصاً لهذا الغرض، أو يقوم بالتسجيل في برنامج المحاسبة بناءاً على الحسابات التي قام بتحديدها في المرحلة السابقة.
بعد تسجيل القيد يقوم المحاسب بطباعته وإرفاق كافة المستندات المتعلقة به ثم يقوم بأرشفته في ملفات خاصة، وقد يقوم بإرساله إلى المدير المالي للتوقيع بحسب حجم الشركة وطبيعة نشاطها.
الترحيل إلى دفتر الأستاذ:
في هذه المرحلة يقوم المحاسب بترحيل القيود التي سجلها في دفتر اليومية إلى الحسابات الخاصة بها في دفتر الأستاذ، وفي البرامج المحاسبية تكون عملية الترحيل هذه آلية دون تدخل من المحاسب، أما في نظام المحاسبة الدفترية فيكون الترحيل يدوي ويحتاج المحاسب إلى التحقق من صحة الترحيل بعد انتهائه.
دفتر الأستاذ عبارة عن دفتر يضم كافة الحسابات في الشركة ولكل حساب صفحة خاصة به، يتم ترحيل القيود إلى هذه الحسابات بالتسلسل، وكتابة الرصيد بجانب كل عملية جديدة حتى تسهل مطابقة الحسابات مع الأطراف الخارجية وكذلك تصبح الخطوة التالية أكثر سهولة.
أما في نظام البرامج المحاسبية فيقوم البرنامج بترصيد كافة الحسابات أتوماتيكيا، فيمكنك طلب رصيد أي حساب ببعض النقرات.
إعداد ميزان المراجعة:
هو عبارة عن قائمة تحوي أرصدة جميع الحسابات المسجلة في دفتر الأستاذ، ويتم إنشاؤه كلما دعت الحاجة إلى ذلك ويعطي مؤشراً أولياً على صحة التسجيل في الدفاتر كما يعطي نظرة شاملة لكافة الحسابات في المنشأة.
لميزان المراجعة نوعان: ميزان المراجعة بالمجاميع وميزان المراجعة بالأرصدة.
يمكن طلب ميزان المراجعة من برنامج المحاسبة ليظهر مباشرة، أو يمكن إعداده بشكل يدوي في النظام الدفتري حيث يتم تسجيل أرصدة كافة الحسابات ضمن عمودين الأول للحسابات المدينة والثاني للحسابات الدائنة.
عمل التسويات الجردية:
في هذه المرحلة يتم جرد الحسابات بالكامل وتسجيل القيود اللازمة للمصروفات المستحقة أو المدفوعة مقدماً، وكذلك للإيرادات المستحقة أو المدفوعة مقدماً.
هذه التسويات الجردية تهدف إلى تسجيل ما يخص العام المالي الحالي ضمن سجلاته تمهيداً لغلق السنة المالية الحالية والبدء بسنة مالية جديدة.
نقوم بتسجيل هذه القيود وترحيلها كما نقوم بترصيد الحسابات الجديدة التي نتجت عن هذه التسويات.
إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية:
نقوم في هذه المرحلة بإعادة إعداد ميزان المراجعة بعد أن قمنا بتسجيل قيود التسويات الجردية، حيث أن هذه القيود تؤدي إلى تغير أرصدة بعض الحسابات بالإضافة إلى ظهور حسابات جديدة.
يعطي ميزان المراجعة مؤشراً أولياً على سلامة التسجيل، ومع ذلك قد توجد أخطاء في القيود لا تظهر في ميزان المراجعة.
يتم استخراج الميزان من برنامج المحاسبة بشكل مباشر دون الحاجة لإعداده، حيث يكفي تسجيل القيود ليتولى البرنامج مهمة الترحيل وإظهار ميزان المراجعة.
إقفال الحسابات:
بعد الانتهاء من إعداد ميزان المراجعة ما بعد التسويات الجرية يتم إقفال الحسابات الإسمية، وهي حسابات الإيرادات والمصاريف والتي يتم إقفالها في قائمة الدخل وبذلك نصل إلى نتيجة أعمال المنشأة من ربح أو خسارة.
بعد إقفال الحسابات نقوم بإعداد القوائم المالية وهي قائمة المركز المالي، قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية بالإضافة إلى قائمة التغير في حقوق الملكية.
تدوير الحسابات:
المرحلة الأخيرة من مراحل الدورة المحاسبية هي تدوير الحسابات إلى السنة المالية الجديدة والبدء بدورة محاسبية جديدة.
يتم إقفال وتدوير الحسابات في اليوم 31 من آخر شهر في السنة المالية، ثم يتم عمل القيد الإفتتاحي في اليوم الأول من السنة المالية الجديدة.
هذه هي مراحل الدورة المحاسبية والتي تعد الأساس الرابع من أسس بناء نظام محاسبة متكامل يلبي حاجة المؤسسة ويدير حساباتها بشكل دقيق، ويمكنك التدرب عليها من خلال التمارين المحلولة عن الدورة المحاسبية.