شرح نظام الفروع في برنامج الأمين للمحاسبة

يقدم برنامج الأمين للمحاسبة دعماً شاملاً لنظام الفروع، إذ يتيح للمستخدم التعامل مع عدد غير محدود من الفروع. 

ويتم استخدام نظام الفروع عادة في الشركات الكبيرة التي تمتلك عدة مكاتب في مناطق متعددة أو شركات فرعية تابعة لها أو وكلاء. وتعّرف الفروع المختلفة للشركة من خلال بطاقة الفرع التي يمكن جلبها في البرنامج من قائمة أدوات. مع ملاحظة أن الفرع الأول الذي يتم تعريفه سيعتبره البرنامج الفرع الرئيسي للمنشأة (الشركة الأم) وبذلك فإنه سيحصل على كافة الصلاحيات والميزات بشكل آلي، بينما يتوجب على المدير تحديد الصلاحيات الخاصة بكل من الفروع الأخرى.

وبهذه الطريقة فإن كل فرع سيمتلك حساباته الخاصة به وأنماطه المختلفة للفواتير والسندات ومواده ومجموعاته ومراكز كلفته....وغير ذلك من العناصر الخاصة به والتي له صلاحيات عليها.

بعد القيام بتطبيق نظام الفروع يمكن بدء العمل ضمن مختلف الفروع (وفق الصلاحيات الممنوحة لكل فرع منها)، ويتضمن البرنامج تقريرين مختصين بهذا النظام

كنا قد شرحنا تنزيل وتثبيت برنامج الأمين للمحاسبة مع الاستعانة بالصور للإيضاح وكذلك شرحنا تنزيل وتثبيت قاعدة بيانات مايكروسوفت SQL والتي يتم ربطها مع برنامج الأمين ليبدأ البرنامج بالعمل.

وهو أحد التقارير التقاطعية والتي تعرض نشاط مجموعة معيّنة من الحسابات ضمن أحد الفروع أو كل الفروع وضمن فترة زمنية معيّنة. يتميّز هذا التقرير بوجود ثلاث محاور رئيسية يستطيع المستخدم تحديدها من أجل تخصيص مضمون التقرير. مثل: استعراض حركة الحسابات حسب مراكز الكلفة ضمن الفروع المختلفة للشركة.

 

يمكن طلب قائمة الفروع من:

القائمة أدوات-- فروع

يتيح لك البرنامج إمكانية التعامل مع عدد غير محدود من الفروع التابعة للشركة الأم وتستخدم هذه الميزة من أجل تنظيم العمل عندما يكون للشركة عدد كبير من الفروع و الأقسام ضمن مدينة واحدة أو عدة مدن،  بحيث يكون كل فرع مستقل بذاته من حيث الحسابات والفواتير والمواد والمجموعات ومراكز الكلفة وبنفس الوقت تابع للشركة الأم.

تطرقنا إلى تعريف مادة جديدة في برنامج الأمين وكذلك تقارير حركة المواد حيث يمكن الرجوع إليها للمزيد من الفائدة.

نلاحظ أن أول فرع يتم تعريفه سيعتبر الفرع الرئيسي للشركة، أي أنه سيحصل على كافة الصلاحيات. بالإضافة إلى أنه لا يمكن القيام بحذفه أو تعريف فرع يكون هو تابع له.

تستطيع الوصول إلى بطاقة فرع من:

القائمة أدوات-- فروع 

لتظهر لك نافذة بطاقة فرع التي تتضمن:

ضع في هذا الحقل البادئة التي تتبع للفرع أو رقم الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

حدّد في هذا الحقل رمز الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

حدّد في هذا الحقل اسم الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

ضع في هذا الحقل الاسم اللاتيني للفرع الحالي، حيث سيظهر هذا الاسم في الواجهة الانكليزية للبرنامج بدلاً من الاسم المدوّن في الخانة السابقة.

يمكن الاستفادة من هذا الحقل في الفروع التي يجري تعريفها بعد الفرع الرئيسي. إذ تستطيع أن تجعل كل فرع (عدا الفرع الرئيسي) يتضمن عدداً من الفروع، وذلك عن طريق تحديد الفرع الأب في هذا الحقل.

ويجب عليك لاحقاً أن تحديد الصلاحيات الممنوحة للفروع الأبناء في نافذة صلاحيات الفروع.

حدّد في هذه الخانة رقم الهاتف  الأول والثاني للفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

حدّد في هذا الحقل عنوان الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

حدّد في هذا الحقل بعض الملاحظات والمعلومات الخاصة بالفرع المحدّد والتي لم تدرج في الخانات السابقة.

 تظهر في دليل الفروع كافة الفروع الرئيسية والفرعية التي تم تعريفها باستخدام بطاقات الفروع. وبالنقر على أحد الفروع بالزر الأيمن للفأرة تظهر قائمة تمكنك من إضافة فرع جديد ضمن الفرع المحدّد أو حذف هذا الفرع والفروع التابعة له أو الإطلاع على بطاقة الفرع. وتستطيع البحث عن أحد الفروع بإدخال رمزه أو اسمه أو البادئة في خانة البحث السريع.

وبإمكانك أن تغير ترتيب ظهور الفروع ضمن النافذة بحسب الترتيب التصاعدي أو التنازلي لأسمائها.

يمكنك طلب دليل الفروع من: 

القائمة أدوات-- فروع

سيتم منح الفرع الذي ستقوم بتعريفه أولاً كافة الصلاحيات بشكل أتوماتيكي, أما باقي الفروع فلا بد على المستخدم من تحديد الصلاحيات الممنوحة لها، إذ أنها لن تمتلك أي صلاحيات إلّا بعد إجراء هذه العملية من قبل مدير النظام أو الشخص الذي يمتلك كافة الصلاحيات حيث يجب تحديد المسموح والممنوع لكل فرع من الفروع.

مثال ذلك: 

عدم منح فرع معيّن الصلاحية لتحرير نمط من أنماط الفواتير أو السندات أو الإطلاع على الحسابات النهائية (الميزانية, الأرباح والخسائر أو المتاجرة) أو على حسابات معيّنة أو التعامل بمجموعة مواد مخصصة.

يمكنك طلب صلاحيات الفروع من:

 

القائمة أدوات-- فروع

لتظهر لك نافذة تتضمن:

  

حدّد في هذه الخانة الفرع الذي ستمنحه صلاحيات العمل على هذه الحسابات أو الذي سوف تستعرض الصلاحيات الممنوحة أو المحجوبة عنه. تتضمن هذه القائمة كافة الفروع التي تم تعريفها، وفي حال وجود فروع رئيسية تتضمن أبناء لها (متفرعة منها) فستحوي القائمة الفروع الأبناء فقط.

إن محتوى نافذة الصلاحيات يعتمد على ما ستختاره من هذه القائمة:

- الكل: بتحديد هذا الخيار سيتم عرض كافة محتويات البرنامج (وهي التي للفرع المحدّد صلاحيات عليها والتي حجبت عنه). استخدم هذا الخيار إذا كنت تريد تحديد الصلاحيات لأحد الفروع.

- التابعة للفرع: بتحديد هذا الخيار سيتم عرض كافة المحتويات للفرع الذي تم إعطاؤه كافة الصلاحيات عليه.

- الغير تابعة للفرع: بتحديد هذا الخيار سيتم عرض كافة المحتويات التي تم منعها عن الفرع المحدّد.

حدّد في هذا الحقل إظهار الحسابات التابعة للفرع المحدّد أو غير التابعة للفرع أو كافة الحسابات.

تتضمن هذه القائمة كافة المحتويات التي يمكنك منح الصلاحيات بواسطتها من: حسابات، ومراكز كلفة، ومواد ومستودعات وأنماط فواتير وأنماط سندات وعملات وأوراق مالية ونماذج تصنيع وأنماط حوالات وأنماط كشوفات حوالات.

قم بتوسيع المحتوى المطلوب ثم انقر على الصندوق المجاور لما ترغب بمنح الفرع صلاحيات عليه.

بعد القيام بتحديد الصلاحيات لكل فرع على حدى أو تعديل تلك الصلاحيات الموجودة سابقاً، انقر فوق حفظ ليتم حفظ التحديدات والخيارات التي قمت بها.

بإمكان المستخدم منح أو حجب الصلاحية عن أحد الحسابات أو مراكز الكلفة أو المواد أو المستودعات أو أي من العناصر الظاهرة في هذا الدليل عن طريق فتح تلك النوافذ والنقر على زر (فروع) الذي سيظهر فيها.

بالإمكان تحميل كتاب تعليم برنامج الأمين للمحاسبة مجاناً والذي يحوي شرحاً وافياً لهذا البرنامج وآلية العمل عليه.