تعريف حساب جديد في برنامج الأمين للمحاسبة
يتعامل برنامج الأمين للمحاسبة مع عدة أنواع من الحسابات وهي الحساب العادي، الحساب الختامي، الحساب التوزيعي والحساب التجميعي ولكل نوع من هذه الحسابات وظيفة هامة في البرنامج. يمكن بشكل عام طلب بطاقة الحساب وتعريفها من القوائم أو الأيقونات في البرنامج.
طلب نافذة بطاقة الحساب:
يمكن طلب نافذة بطاقة الحساب لتعريف حسابات جديدة أو استعراض معلومات حسابات معرّفة إما من:
القائمة حسابات
لوحة المفاتيح Ctrl + F11
شريط الأدوات
أو من نافذة دليل الحسابات بالنقر على أي حساب موجود ضمن النافذة ثم اختيار الأمر المناسب من القائمة: "إضافة حساب فرعي" لتعريف حساب فرعي للحساب المحدّد أو "إظهار بطاقة الحساب" لاستعراض أو تعديل بيانات بطاقة الحساب المحدّدة.
محتويات نافذة بطاقة الحساب:
تحوي نافذة بطاقة الحساب في خانة نوع الحساب، على أنواع الحسابات التالية:
الحساب العادي
الحساب الختامي
الحساب التوزيعي
الحساب التجميعي
يساعد اختيار نوع الحساب على تجميع هذه الحسابات ضمن التقارير المحاسبية المختلفة. كما أن نوع الحساب يؤثر على ما سيحصل لهذه الحسابات عند معالجة نهاية السنة المالية (تدوير الأرصدة) إذ أن كافة الحسابات من النوع العادي مثل حسابات الزبائن أو المصاريف أو الإيرادات...إلخ سيتم تصفيرها وإضافة إجمالي رصيدها إلى الحسابات الختامية الخاصة بها.
حيث يتم اختيار نوع الحساب الختامي لتعريف حسابات مثل "الأرباح والخسائر" أو "المتاجرة" أو "الميزانية" أو "التشغيل", واختيار النوع العادي لتعريف حسابات مثل "حساب الصندوق" أو "المصرف" أو "الزبائن" أو "الموردين" أو "المصاريف"....إلخ. ولاحظ تغيير محتوى البطاقة بتغيير نوع الحساب.
ملاحظة
- بعد تعريف أول حساب يمكن إدخال حسابات أخرى تابعة لهذا الحساب أو حسابات رئيسية أخرى.
- في معظم البطاقات والفواتير اللاحق شرحها سوف تظهر لك الأزرار نفسها التي تم التحدث عن وظيفتها في بطاقة الحساب.
أزرار وخيارات بطاقة الحساب:
أزرار الاستعراض
وتستخدم للتنقل بين البطاقات.
درجة السرية
تستخدم هذه الخانة لتحديد درجة سرية البطاقة (راجع درجات السرية وإدارة المستخدمين لمزيد من التفاصيل).
فروع
سيكون هذا الزر ظاهرا ًفقط في حال تم تفعيل نظام الفروع، وبالنقر عليه ستظهر نافذة تعرض كافة الفروع المعرّفة ويمكن للمستخدم من خلالها تحديد الفروع التي سيكون لها صلاحية التعامل بهذا الحساب.
ملاحظة
يمكن للمستخدم تحديد صلاحيات الفروع على الحسابات من خلال نافذة صلاحيات الفروع، حيث سيتمكّن من خلال تلك النافذة من منح أو حجب الصلاحيات على مجموعة من الحسابات دفعة واحدة بدلاً من الانتقال بين البطاقات واحدة تلو الأخرى.
إضافة
يستخدم هذا الزر لتخزين بطاقة الحساب الحالية، قبل عملية التخزين يقوم البرنامج بالتحقق من محتويات الخانات والخانات في البطاقة وعندما يجد نقصاً أو خانة غير مقبولة يقوم بإرسال رسالة تحذير، كأن لا يجد اسم الحساب في البطاقة فيعطي رسالة تفيد بأنه لم إدخال اسم حساب.
انقر زر موافق فتختفي رسالة التحذير وينقلك البرنامج إلى الخانة التي تحوي قيماً غير مقبولة أو ناقصة وهي في مثالنا خانة اسم الحساب، بعد التأكد من كون جميع الخانات تحوي قيماً مقبولة، يظهر البرنامج رسالة تطلب منك التأكد من عملية التخزين، انقر زر نعم ليقوم البرنامج بتخزين البطاقة، أو زر لا للرجوع إلى البطاقة بدون أن تتم عملية التخزين (لتصحيح قيمة حقل أو خطأ إملائي أو أنك قمت بضغط زر إضافة خطأً).
جديد
يستخدم هذا الزر من أجل تعريف بطاقة حساب جديدة بعد تخزين بطاقة الحساب السابقة.
إلغاء الأمر
تستخدم هذه الزر لإغلاق النافذة الحالية بدون تخزين والتراجع عن التغييرات التي قمت بإجرائها في النافذة، طبعاً التغييرات التي قمت بتخزينها فعلاً باستخدام زر إضافة وحذف وتعديل لا يمكن إلغاؤها باستخدام هذا الزر ولكنك تستطيع التراجع بهذا الزر عن التغييرات التي لم يتم تخزينها بعد، عند نقر هذا الزر تظهر رسالة تحذير تسألك إن كنت تريد فعلاً تجاهل التغييرات التي تمت في النافذة وإغلاق النافذة.
انقر زر نعم لتقوم فعلاً بإغلاق النافذة بدون تخزين التعديلات التي قمت بها، أو زر لا للرجوع إلى النافذة كما هي دون تغيير وإلغاء عملية إغلاق النافذة.
ملاحظة
يجب أن تميز بين زر "إلغاء الأمر" والذي تجده كثيراً في نظام ويندوز كترجمة لزر Cancel والذي يعني إغلاق النافذة دون تخزين محتوياتها أو أخذ محتوياتها بعين الاعتبار، وزر "حذف" والذي يستخدمه نظام ويندوز كترجمة لزر Delete والذي يعني القيام بعملية حذف شيء ما مثل بطاقة حساب في حالتنا.
تعديل
يستخدم هذا الزر لتعديل اسم حساب أو رمزه أو رصيده أو الحساب الرئيسي له أو الحساب الختامي له، لتعديل أحد حقول حساب ما قم بالانتقال إلى ذلك الحساب باستخدام أزرار الاستعراض، فتلاحظ أن هذا الزر أصبح فعالاً، بعد ذلك قم بتعديل الحقل أو الحقول التي ترغب بتعديلها، ثم انقر هذا الزر ليتم تخزين التعديلات، ولكن قبل تخزين التعديلات تظهر رسالة تأكيد تطلب منك التأكيد على العملية.
انقر زر" نعم" لتخزين التعديلات التي قمت بإجرائها في بطاقة المادة، أو انقر زر "لا" للرجوع إلى البطاقة كأنك لم تقم بالنقر على زر تعديل.
لا تستطيع من هنا تغيير خانة الحساب الرئيسي أو خانة الحساب الختامي إذا ما قمت بإجراء أي عملية على الحساب (مثل إدخال سند قيد يحوي هذا الحساب)، ولكنك تستطيع تغيير هاتين الخانتين من نافذة نقل حساب فرعي ولا تستطيع أبداً تغيير رقم بطاقة الحساب أو نوع الحساب (ختامي أو عادي) بعد تخزين الحساب أول مرة.
حذف
يستخدم هذا الزر لحذف حساب، ويتم ذلك بالانتقال إلى بطاقة الحساب الذي تريد حذفه فتلاحظ أن هذا الزر أصبحت فعالة، عند ذلك انقر هذا الزر، ولاحظ أنك لا تستطيع حذف حساب إذا تم تعريف حساب ابن له أو قمت بإجراء عملية عليه (مثل إدخال سند قيد يحوي الحساب أو ربطه ببطاقة زبون أو ببطاقة مادة)، قبل حذف الحساب تظهر رسالتي تأكيد، يجب أن تجيب عليهما بـ "نعم" لتتم عملية الحذف.
يمكنك تجربة برنامج الأمين من خلال تثبيت برنامج الأمين وقبل ذلك يجب تثبيت قاعدة البيانات SQL الضرورية لعمل البرنامج، كما يمكنك الاطلاع على شرح وافي عن البرنامج من خلال تنزيل كتاب شرح برنامج الأمين للمحاسبة.
يتميز برنامج الأمين بتوفيره العديد من التقارير الأساسية والهامة كتقرير دفتر الأستاذ وتقرير دفتر اليومية وتقرير ميزان العملات وغيرها من التقارير