شرح ميزان المراجعة وأنواعه ومكوناته
بعد أن قمنا بشرح الأنواع المختلفة من العمليات التي تقوم بها المنشأة في مواضيع سابقة من حيث تسجيلها في الدفاتر ثم تبويبها وتصنيفها عن طريق ترحيلها الى الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ فإنه لابد من تلخيص العمليات المالية للمنشأة ومراجعتها للتأكد من صحتها قبل إعداد القوائم المالية. ويتناول هذا الموضوع عملية التلخيص هذه عن طريق إعداد ميزان المراجعة مع التعرف على الأخطاء وأنواعها وطرق تصحيحها.
يعتبر ميزان المراجعة قرينة أولية على صحة تسجيل العمليات وترحيلها لذلك يتم التعرف في هذه النقطة على مفهوم وطرق إعداد ميزان المراجعة وأغراضه.
مفهوم ميزان المراجعة:
إذا تم إثبات العمليات التجارية لمنشأة ما خلال فترة مالية معينة في دفتر اليومية ورحلت الى الحسابات الخاصة بها بدفتر الأستاذ طبقاً لطريقة القيد المزدوج فإن الافتراض المحاسبي يقول بأن مجموع المبالغ المرحلة الى الجانب المدين تتساوى مع مجموع المبالغ المرحلة الى الجائب الدائن من الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ.
وميزان المراجعة بالمجاميع هو الكشف الذي يشتمل على أسماء الحسابات الواردة بدفتر الأستاذ ويذكر فيه مجموع المبالغ المرحلة الى الجانب المدين من حساب ما في خانة، ومجموع المبالغ المرحلة إلى الجانب الدائن لنفس الحساب في خانة أخرى. ولما كان ترصيد الحسابات يؤدي الى حذف مبالغ متساوية من جانبي كل حساب من هذه الحسابات فإن مجموع الأرصدة الدائنة للحسابات لابد وأن يتعادل مع مجموع الأرصدة المدينة بدفتر الأستاذ. والكشف الذي يشتمل على الأرصدة المدينة والدائنة الواردة بدفتر الأستاذ يسمى: "ميزان المراجعة".
ويعرف ميزان المراجعة بأنه: الكشف الذي يشتمل على مجموع المبالغ المرحلة الى الجانب المدين والجانب الدائن من كل حساب من الحسابات الواردة بدفتر الأستاذ خلال فترة معينة ويسمى في هذه الحالة (ميزان المراجعة بالمجاميع) أو هو الكشف الذي يشتمل على أرصدة الحسابات المدينة والدائنة بدفتر الأستاذ في تاريخ معين ويسمى في هذه الحالة (ميزان المراجعة بالأرصدة) وذلك بقصد التحقق من صحة الحسابات. وميزان المراجعة ليس حساباً ولا يظهر في دفتر الأستاذ وإنما يتم عمله في كشوف مستقلة تحفظ في ملف خاص.
طرق إعداد ميزان المراجعة:
يتم إعداد ميزان المراجعة في الحياة العملية بثلاث طرق:
ميزان المراجعة بالأرصدة.
ميزان المراجعة بالمجاميع والأرصدة معا.
ميزان المراجعة بالمجاميع
ميزان المراجعة بالمجاميع:
ويتم إعداد ميزان المراجعة بالمجاميع بأن تجمع المبالغ المرحلة الى الجانب المدين من كل حساب من الحسابات الواردة بدفتر الأستاذ والمبالغ المرحلة الى الجانب الدائن من هذه الحسابات وتوضع في كشف بحيث يكتب مجموع المبالغ الأولى في خانة خاصة، ومجموع المبالغ الثانية في خانة أخرى أمام اسم كل حساب وإذا تساوى مجموع جانبي الميزان كان ذلك دليلا على أن مجموع المبالغ التي رحلت الى الجانب المدين من الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ معادلة لمجموع المبالغ التي رحلت الى الجانب الدائن منها.
ويلاحظ أن مجموع كل جانب من جانبي ميزان المراجعة في هذه الحالة يجب أن يتعادل مع مجموع كل خانة من خانتي المبالغ المدينة والدائنة في دفتر اليومية ولهذا يعتبر ميزان المراجعة بالمجاميع وسيلة للتحقق من صحة تسجيل القيد وصحة ترحيل المبالغ الواردة بدفتر اليومية الى الحسابات المختصة بدفتر الأستاذ.
ويظهر ميزان المراجعة بالمجاميع عادة على الصورة الآتية:
ميزان المراجعة بالأرصدة:
يتم إعداد ميزان المراجعة بالأرصدة بترصيد جميع الحسابات الواردة بدفتر الأستاذ وتوضع الأرصدة المدينة للحسابات المدينة في خانة الأرصدة المدينة أمام اسم الحساب وتوضع الأرصدة الدائنة للحسابات الدائنة في خانة الأرصدة الدائنة أمام اسم الحساب. وإذا تساوى مجموع جانبي ميزان المراجعة بالأرصدة يكون ذلك دليلاً على صحة ترصيد وترحيل الحسابات.
ويتخذ ميزان المراجعة بالأرصدة عادة الشكل التالي:
ميزان المراجعة بالمجاميع والأرصدة معاً:
ويمكن عمل ميزان المراجعة بحيث يشتمل على المجاميع والأرصدة في وقت واحد فيكتب أمام اسم كل حساب مجموع المبالغ المرحلة الى الجانب المدين ومجموع المبالغ المرحلة الى الجانب الدائن منه ثم رصيد المدين أو الدائن.
ويظهر ميزان المراجعة في هذه الحالة بالشكل التالي:
تبويب أرصدة الحسابات التي تظهر في ميزان المراجعة:
عند ترصيد الحسابات المختلفة الواردة في دفتر الأستاذ يتضح أن بعض هذه الأرصدة تكون مدينة والبعض الآخر دائنة ويتم إظهارها في الأرصدة المدينة.
أرصدة الحسابات التي تظهر في الجانب المدين من ميزان المراجعة بالأرصدة: هي أرصدة مدينة بطبيعتها
ومن أمثلة هذه الحسابات ما يلي:
الحسابات الحقيقية: التي تمثل أصول المنشأة الثابتة كالأراضي والمباني والآلات والسيارات والأصول المتداولة كبضاعة أول المدة وأوراق القبض والبنك والصندوق.
الحسابات الشخصية المدينة: كالذمم والحسابات الجارية المدينة والمسحوبات.
الحسابات الوهمية المدينة: التي تمثل المصروفات بأنواعها المختلفة كالإيجار والمرتبات والكهرباء والمياه. أو التي تمثل خسائر كالديون المعدومة.
الأرصدة الدائنة:
أرصدة الحسابات التي تظهر في الجانب الدائن من ميزان المراجعة بالأرصدة هي الأرصدة الدائنة بطبيعتها ومن أمثلة هذه الحسابات ما يلي:
حساب رأس المال.
الحسابات الشخصية الدائنة كالدائنين والحسابات الجارية الدائنة.
الحسابات الوهمية الدائنة. التي تمثل أرباحا كالخصم الدائن والفوائد الدائنة والاحتياطيات والمخصصات.
الغرض من إعداد ميزان المراجعة:
يحقق إعداد ميزان المراجعة عدة أغراض رئيسية للمنشأة منها:
- التحقق من صحة إثبات العمليات بدفتر اليومية وصحة ترحيلها الى دفتر الأستاذ.
- التحقق من صحة استخراج أرصدة الحسابات (وذلك عند إعداد ميزان المراجعة بالأرصدة).
- اعداد ملخص لحسابات دفتر الأستاذ تمهيدا لإعداد القوائم المالية الختامية (قائمة الدخل وقائمة المركز المالي).
هذا وبالنسبة للغرض الاول تجدر الإشارة الى أنه في الحياة العملية يعتبر تعادل جانبي ميزان المراجعة قرينة أولية - وليست نهائية - على صحة الدفاتر من الناحية المحاسبية (القيد والترحيل) وذلك ما لم تظهر أخطاء تؤدي الى إثبات عكس هذه القرينة وهي قرينة أولية وليست قرينة قطعية بسبب وجود بعض أنواع الأخطاء التي لا يظهرها ميزان المراجعة لأنها لا تؤدي الى عدم توازنه كأخطاء الحذف والأخطاء الفنية المعوضة
تاريخ إعداد ميزان المراجعة:
يتم إعداد ميزان المراجعة عادة في نهاية الفترة المحاسبية للمنشأة (وهي سنة غالباً) إلا أن بعض المنشآت تفضل إعداد ميزان المراجعة على فترات دورية قريبة منتظمة لتحقيق الأغراض التي من أجلها يتم إعداد ميزان المراجعة.
لذلك تعد بعض المنشآت ميزانا شهريا وبعضها الآخر تعد ميزانا أسبوعياً. وفي ذلك ما يساعدها على سرعة اكتشاف الأخطاء في حالة عدم توازن جانبي الميزان بدلا من الانتظار حتى نهاية الفترة المحاسبية.
ومن المتعارف عليه أن استعمال برامج المحاسبة التي تستخرج أرصدة الحسابات بعد كل عملية يساعد على سهولة إعداد ميزان المراجعة يوميا في المنشآت الكبرى التي تتطلب ظروف العمل بها ذلك كما هو الحال في البنوك.