تسجيل القيود في دفتر اليومية وترحيلها إلى دفتر الأستاذ
إن دورة المحاسبة تتخذ عدة خطوات؛ تتمثل الخطوة الأولى في حدوث عملية مالية تؤيدها المستندات ومن واقع هذه المستندات تأتي الخطوة الثانية وهي تحليل العمليات المالية، بمعنى تحديد الطرف المدين والطرف الدائن في كل عملية ثم إثبات ذلك في دفتر اليومية (التسجيل) يتبع ذلك في الخطوة الثالثة عملية ترحيل القيود المسجلة في دفتر اليومية الى الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ أولاً بأول (التبويب). وفي نهاية الفترة المالية تأتي الخطوة الرابعة حيث يتم ترصيد كل حساب من الحسابات المدرجة بدفتر الأستاذ بهدف إعداد ميزان المراجعة.
الخطوة الأولى: تجميع المستندات:
تمثل المستندات أحد مقومات النظام المحاسبي - كما سبقت الإشارة. وتتمثل أهميتها في أنها تؤيد العمليات المالية المختلفة التي تقوم بها المنشأة ولابد أن يكون هناك مستند أو عدة مستندات تؤيد ما تقوم به المنشأة من عمليات مالية وهذه المستندات هي مصدر القيد بالدفاتر والسجلات المحاسبية وتشكل الدورة المستندية المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية.
ولما كانت كل عملية من العمليات التي تجريها المنشأة لها مستندها الذي يؤيدها فقد اصطلح على أن يذيل كل قيد في دفتر اليومية في خانة البيان بشرح للعملية متضمنا شرح نوع المستند الخاص بها. وهذه المستندات متنوعة وتختلف بحسب نوع العملية:
- فالمشتريات تؤيدها فاتورة تحصل عيها من البائع.
- والمبيعات تؤيدها صورة فاتورة تعطيها للمشتري.
- المردودات تؤيدها اشعارات الخصم والإضافة.
- والمبالغ الواردة تؤيدها صورة أو كعب إيصال يتسلمه الدافع.
- والمبالغ الصادرة تؤيدها ايصال تحصل عليه من المستلم.
- وإيجار المحل يؤيده عقد الإيجار المحرر من المالك.
- وسداد إيجار المحل يؤيده إيصال السداد موقع من المالك.
- والمرتبات يؤيدها كشوف المرتبات موقع عليها من الموظفين.
- واشتراك التليفون يؤيده فاتورة السداد من الهيئة القومية للاتصالات السلكية واللاسلكية.
- واستهلاك النور يؤيده إيصال من إدارة الغاز والكهرباء.
وهكذا فإن أغلب العمليات التي تقوم بها المنشأة ويتم تسجيلها في الدفاتر والسجلات يؤيدها مستند أو أكثر.
ولقد ألزم القوانين المنشآت بضرورة الاحتفاظ بهذه المستندات بطريقة منظمة تسهل معها مراجعة القيود المحاسبية وتكفل عند اللزوم التحقق من الأرباح والخسائر. هذا وتتعدد العمليات المالية التي تحدث داخل المنشآت المختلفة كما تتعدد وتتنوع المستندات المتداولة داخلها.
الخطوة الثانية: القيد في دفتر اليومية:
تثبت العمليات المالية في شكل قيود محاسبية في دفتر اليومية طبقا لتاريخ حدوث هذه العمليات» ويعتبر دفتر اليومية هو دفتر القيد المزدوج
حيث تسجل به العمليات التي تقوم بها المنشأة أولاً بأول يوميا ومن هنا جاءت تسميته بدفتر اليومية. والتسجيل بدفتر اليومية يطلق عليه "القيد" وهو وصف محاسبي مختصر لعملية مالية يوضح قيمتها وتاريخها وأطرافها. ولتسجيل القيد المحاسبي نقوم بتحليل العملية المالية التي تمت من أجل تحديد طرفي العملية الواجب تسجيلهما.
مفهوم وهدف دفتر اليومية:
يعد دفتر اليومية المرحلة الأولى للقيد في المحاسبة تتم فيه القيود على أساس قواعد القيد المزدوج، وتجرى فيه القيود من واقع المستندات مباشرة ويؤدي القيد في دفتر اليومية الى تحقيق هدفين هما:
إيجاد سجل واضح وكامل ومنظم لجميع العمليات المالية مرتبة على أساس تاريخ حدوثها بالإضافة الى أن دفتر اليومية يساعد على تجميع البيانات المختلفة المتعلقة بالتغيرات الدورية التي تحدث لعناصر المركز المالي في حسابات مستقلة بدفتر الأستاذ وهو المرحلة التالية من مراحل إثبات العمليات.
إن دفتر اليومية يأخذ شكلا خاصا ملائما لتسجيل جميع البيانات اللازمة لكل عملية من العمليات من حيث بيان القيمة لكل من الجانب المدين والجانب الدائن وشرح العملية ورقم هذه العملية وتاريخ حدوثها، حيث يتم تحديد الحسابات المدينة والحسابات الدائنة لتسجيلها وذلك على النحو التالي:
- خانة المبلغ: أحداهما لمبلغ الحساب المدين أو مبلغ الحسابات المدينة وهي الخانة التي تعنون بكلمة "منه" والخانة الثانية لذكر مبلغ
الحساب الدائن أو مبلغ الحسابات الدائنة وهي الخانة التي تعنون بكلمة 'له' والمبلغ الخاص بالطرف المدين يجب أن يكون مساويا لمبلغ الطرف الدائن.
- خانة البيان: ويظهر في هذه الخانة ما يلي:
- اسم الحساب المدين: ويكتب على سطر خاص في بدء هذه الخانة مسبوقا بحرف 'من" إشارة الى أن الحساب مدين 'من ح/".
- اسم الحساب الدائن: ويكتب على السطر الثاني من الجانب الأيسر من هذه الخانة مسبوقا بحرف "الى" دلالة على أن الحساب دائن "إلى"
- شرح العملية: ويكتب في السطر أو الأسطر التالية بحيث يشتمل على البيانات الخاصة بكل عملية من حيث نوعها وطبيعتها لإمكان فهمها عند الرجوع إليها بعد فترة قصيرة أو طويلة من الزمن
- الفاصل: ويعمل فاصل بين كل قيد في خانة البيان على السطر التالي لشرح العملية.
ومما ينبغي ملاحظته مراعاة عدم تجزئة القيد الواحد على صفحتين فلا يجوز ذكر الجانب المدين في صفحة من صفحات دفتر اليومية
والجانب الدائن في الصفحة التالية. كما أنه يحسن أن يذكر شرح العملية في نفس الصفحة من صفحات دفتر اليومية التي يذكر بها طرفي العملية.
- خانة رقم المستند: يأخذ كل مستند رقما مسلسلا حسب ترتيب حدوث كل عملية ويذكر هذا الرقم في هذه الخانة.
- خانة رقم القيد: تأخذ كل عملية رقما خاصا مسلسلا حسب ترتيب حدوثها ويذكر هذا الرقم في هذه الخانة.
- خانة رقم صفحة الحساب بدفتر الأستاذ: ويذكر فيها رقم صفحة الحساب بدفتر الأستاذ أمام كل حساب إذ تخصص صفحة أو عدة صفحات مستقلة بدفتر الأستاذ لكل حساب ترحل إليه كل العمليات الخاصة به وذلك طبقا لما سيأتي تفصيلا فيما بعد عند تناول الترحيل لدفتر الأستاذ.
- خانة التاريخ: ويذكر فيها التاريخ والمقصود هو تاريخ حدوث العملية وليس تاريخ إثباتها بدفتر اليومية في حالة اختلاف التاريخين.
هذا وعند انتهاء الصفحة الأولى من صفحات دفتر اليومية تجمع المبالغ الواردة في خانة الجانب المدين وكذلك الواردة في خانة الجانب الدائن ويكتب أمام مجموع مبالغ الجانبين في خانة البيان كلمة 'بعده' وينقل المجموع إلى خانتي المبالغ في الصفحة التالية ويكتب أمام مجموع مبالغ الجانبين كلمة "ما قبله" أي مجموع مبالغ العمليات السابقة. ويلاحظ أن كل من مجموع الجانب المدين يتساوى مع مجموع الجانب الدائن دائما ولا يوجد خلاف بينهما وإذا حدث ذلك فهذا دليل على وجود خطأ بالتسجيل في إحدى العمليات.
تعريف القيد المحاسبي وأنواعه:
القيد المحاسبي عبارة عن وصف ملخص لأي عملية مالية يوضح طرفيها (المدين والدائن) وتاريخ حدوثها يشكل مسلسل ولابد في هذه الحالة أن تتساوى مبالغ الطرف المدين مع مبالغ الطرف الدائن إذ أنهما يمثلان تبادل قيمة واحدة ثم يعمل بيان أو شرح يوضح هذه العملية.
وعند إجراء القيد يجعل الحساب الذي يمثل الطرف المدين (مدينا)
ويسبق اسم الحساب كلمة (من) كما يجعل الحساب الذي يمثل الطرف الدائن للعملية (دائناً) ويسبقه كلمة (إلى).
تنقسم القيود المحاسبية الى نوعين هما:
1 - القيد البسيط:
وفيه يجعل حساب واحد ممثلا للطرف المدين وحساب واحد ممثلا للطرف الدائن.
2- القيد المركب:
وفيه يمثل أحد طرفي القيد (على الأقل) أكثر من حساب واحد وقد يكون ذلك بالنسبة للطرفين معا فيمثل كل منهما أكثر من حساب واحد وعند إجراء قيد اليومية إذا كان الطرف المدين أكثر من حساب يسبق بعبارة (من مذكورين) وإذا كان الطرف الدائن أكثر من حساب يسبق بعبارة (إلى مذكورين).
الخطوة الثالثة: ترحيل القيود من دفتر اليومية إلى الحسابات في دفتر الأستاذ/ (التبويب)
على الرغم من أن دفتر اليومية يعمل على تكوين سجل متكامل للعمليات حيث تثبت فيه جميع العمليات المالية على أساس تاريخ حدوث كل منها إلا أنه يكون من الصعب تحديد مركز المنشأة بالنسبة للغير أو إظهار البيانات الخاصة بالأصول التي تمتلكها المنشأة وكذلك التعرف على قيمة أي نوع من المصروفات والإيرادات خلال أي فترة حيث يتطلب الأمر في كل حالة البحث في جميع صفحات دفتر اليومية للبحث عن العمليات التي تتعلق بكل نوع. وهذا يعتبر أمرا صعبا إن لم يكن مستحيلاً.
لذا كان من الضروري إيجاد وسيلة إضافية الى جانب دفتر اليومية تعمل على تحقيق هذه الأهداف وتمكن من تصنيف وتبويب وتجميع العمليات التي من نوع واحد أو التي تتعلق بالمعاملات بين المنشأة وأي شخص خارجي أو المعاملات التي تتعلق بأي أصل من الأصول أو أي نوع من المصروفات والإيرادات. وتتمثل هذه الوسيلة في فتح حسابات مختلفة في دفتر الأستاذ تنقل إليها القيود التي سبق إثباتها في دفتر اليومية حيث تخصص صفحة أو عدة صفحات لكل حساب. ويطلق على عملية نقل القيود الى الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ (بالترحيل).
مفهوم الترحيل الى دفتر الأستاذ:
يقصد بالترحيل نقل الطرف المدين للقيد في دفتر اليومية الى الجانب المدين للحساب (أو الحسابات) الذي يمثله والطرف الدائن للقيد الى الجانب الدائن للحساب (أو الحسابات) الممثل لهذا الطرف. أو بمعنى أخر تبويب الأطراف المدينة لكافة العمليات في الجانب المدين من الحسابات الخاصة بكل منها وتبويب الأطراف الدائنة لكل العمليات في الجانب الدائن من الحسابات الخاصة بها.
ويراعى عند الترحيل القواعد الآتية:
- أن يفتح لكل حساب يظهر بدفتر اليومية صفحة أو عدة صفحات خاصة به بدفتر الأستاذ حسب حجم العمليات التي تتعلق بهذا الحساب.
- إذا كان الحساب في دفتر اليومية مدينا تذكر المبلغ في الخانة الخاصة به في الجانب المدين من الحساب المذكور في دفتر الأستاذ ويكتب في خانة البيان الطرف الأخر للعملية ثم يكتب في خانة اليومية رقم صفحة اليومية التي أثبت بها القيد الخاص بهذه العملية ويكتب في خانة التاريخ تاريخ حدوث العملية كما هو وارد بدفتر اليومية.
- أما إذا كان الحساب بدفتر اليومية دائنا فيذكر المبلغ في الخانة الخاصة به في الجانب الدائن من نفس دفتر الأستاذ ويكتب في خانة البيان
الطرف الآخر للعملية ثم يكتب في خانة "اليومية" رقم صفحة اليومية التي أثبت بها القيد الخاص بهذه العملية ويكتب في خانة التاريخ تاريخ حدوث العملية كما هو وارد بدفتر اليومية.
ويترتب على ذلك أن كل عملية تقيد بدفتر اليومية ترحل الى حسابين (أو أكثر) مختلفين بدفتر الأستاذ مرة الى الجانب المدين من حساب معين
ومرة أخرى الى الجانب الدائن من حساب آخر وذلك تطبيقا لقاعدة القيد المزدوج.
فإذا باعت المنشأة على الحساب بضاعة بمبلغ 1000 جنيه الى الشركة المتحدة فإن هذا المبلغ يرحل مرة إلى الجانب المدين من حساب الشركة المتحدة ويرحل مرة ثانية إلى الجانب الدائن من حساب المبيعات.
شكل الحساب بدفتر الأستاذ
سبقت الإشارة الى أن دفتر الأستاذ هو الدفتر الذي يشتمل على الحسابات المختلفة لبيان أثر عمليات المنشأة على كل حساب منها. وقد يكون الحساب الواحد احيانا مدينا وأحيانا أخرى دائنا. لهذا كان من الطبيعي أن يشتمل الحساب الى عمودين: الأول خاص بالقيم المدينة والثاني خاص بالقيم الدائنة وقد جرت العادة أن يتخذ الحساب واحد من الشكلين التاليين:
يأخذ التصميم النمطي (التقليدي) لشكل الحساب بدفتر الأستاذ شكل حرف T الأمر الذي يعني أن هذا الشكل أو التصميم للحساب يحتوي على جانبين:
الجانب الأيمن لتسجيل قيم المعاملات المالية المدينة الخاصة بالحساب.
الجانب الأيسر لتسجيل قيم المعاملات المالية الدائنة الخاصة بالحساب.
ويأخذ التصميم النمطي (التقليدي) للحساب بدفتر الأستاذ الشكل التالي.
اسم الحساب رقم كود الحساب مدين دائن
الحساب يقسم الى جانبين متشابهين:
الجانب الأيمن أو جانب 'منه" خاص بترحيل العمليات المدينة الخاصة بهذا الحساب والجانب الأيسر
وجانب 'له" خاص بترحيل العمليات الدائنة الخاصة بهذا الحساب.
ويشتمل كل جانب من الجانبين على الخانات الآتية:
خانة المبلغ: يذكر فيها المبلغ المرحل من دفتر اليومية.
خانة البيان: ويذكر فيها الطرف الآخر للعملية (للقيد).
خانة رقم صفحة اليومية: والمقصود هو صفحة دفتر اليومية التي أثبتت بها العملية وذلك حتى يمكن الرجوع الى دفتر اليومية للوقوف على تفاصيل هذه العملية عند الحاجة.
خانة التاريخ: والمقصود هو تاريخ حدوث العملية أي التاريخ الذي قيدت فيه العملية بدفتر اليومية وليس تاريخ ترحيل العملية.
التصميم ثلاثي الأعمدة للحساب
يضم التصميم ثلاثي الأعمدة لشكل الحساب بدفتر الأستاذ ثلاثة أعمدة لتسجيل القيم المالية لذا سمي هذا التصميم أو الشكل للحساب "بالتصميم ثلاثي الأعمدة". وبجانب هذه الأعمدة الثلاثة يوجد ثلاثة أعمدة أخرى: الأول لتسجيل تاريخ المعاملة المالية الثاني لوصف المعاملة المالية والثالث لبيان رقم الصفحة بدفتر اليومية والمسجل بها المعاملة المالية. الأمر الذي يعني أن هذا الشكل أو التصميم للحساب يحتوي على ستة أعمدة: ثلاثة لتسجيل بيانات غير مالية: التاريخ - وصف المعاملة - المرجع (رقم الصفحة بدفتر اليومية) وثلاثة لتسجيل القيم المالية: (القيم المدينة للحساب - القيم الدائنة للحساب - الرصيد الجديد للحساب).
ويأخذ التصميم ثلاثي الأعمدة للحساب بدفتر الأستاذ الشكل التالي:
يمكن لنا إعداد نظام محاسبي متكامل عبر حصر موجودات والتزامات المنشأة كخطوة أولى، يليها إنشاء دليل الحسابات، بعد ذلك تأتي الخطوة الثالثة وهي إنشاء الدورة المستندية، وأخيراً تأتي الدورة المحاسبية كخطوة رابعة على طريق بناء النظام المحاسبي.