شرح مسك الدفاتر المحاسبية للمبتدئين

 شرح مسك الدفاتر المحاسبية، دليل المبتدئين

هذا المحتوى هو بمثابة دليل تعليمي حول كيفية مسك الدفاتر وأساسيات المحاسبة، بحيث ستتعلم من خلاله أساسيات المحاسبة ومسك الدفاتر للشركات الصغرى والمتوسطة. لكن قبل ذلك يجب تعريف معنى مسك الدفاتر المحاسبية.

تعريف مسك الدفاتر المحاسبية

لو أردنا تبسيط مصطلح مسك الدفاتر المحاسبية، لقلنا أنها عملية محاسبية، يتم من خلالها تسجيل جل المعلومات المتعلقة بالمعاملات والأنشطة المالية للشركة. وهي بكل صراحة ووضوح عملية شاقة جداً ومتعبة ذهنيا. وفي الفقرات التالية سوف نلقي نظرة عامة حول موضوع مسك الدفاتر المحاسبية وخاصة مسك الدفاتر للشركات الصغيرة.

مسك الدفاتر هو عملية مرتبطة بتسجيل جميع المعاملات المالية التي تجريها شركة ما. من خلال مسئولي الحسابات والذين هم مسؤولون عن تسجيل وتصنيف وتنظيم كل معاملة مالية تتم خلال مسار العمليات التجارية. أما المحاسبة فهي تستخدم الدفاتر التي يحتفظ بها كاتب الحسابات لإعداد البيانات والحسابات المالية لنهاية العام.

ما هو مسك الدفاتر؟

يرتبط تحسين الدخل وتحقيق المزيد من الأرباح لأي شركة بشكل مباشر مع قدرة ماسك الدفاتر المحاسبية على جمع المعلومات المالية اللازمة لتقديم الإقرارات الضريبية المختلفة للشركة.

مسك الدفاتر هو عملية تتبع دقيقة لكل معاملة مالية تقوم بها شركة ما من اول يوم افتتاح في هذه الشركة إلى يوم إغلاقها. اعتمادًا على نوع نظام المحاسبة الذي تستخدمه الشركة، 

يتم تسجيل كل معاملة مالية بناء على المستندات المتوفرة والداعمة.

قد تكون هذه المستندات إيصالا أو فاتورة مبيعات أو أمر شراء الخ... من السجلات المالية التي توضح أن المعاملة قد تمت بجميع مراحلها.

ويمكن تدوين وتسجيل معاملات مسك الدفاتر إما بشكل يدوي في دفتر أو بالاعتماد على برنامج جداول بيانات مثل جداولExcel ، ومع التقدم الرقمي أصبحت معظم الشركات تعتمد على برامج كمبيوتر خاصة في مسك الدفاتر من اجل الاحتفاظ بالدفاتر التي تظهر معاملاتها المالية، ومعلوم أنه يوجد في السوق الكثير من البرامج المحاسبية المجانية والمدفوعة ولكل واحد منها ميزاته وعيوبه.

فاعتمادا على حجم عملك ومقدار المعاملات التي تقوم بها بشكل يومي، يمكنك إنشاء دفاترك وتقاريرك بنفسك، أو بالاعتماد على أحد برامج المحاسبة الخاصة. ويبقى الهدف الرئيسي من مسك الدفاتر هو إبلاغ النتائج المالية للشركة في نهاية العام لأغراض ضريبة الدخل وإعداد البيانات المالية من قبل محاسب الشركة.

ملحوظة: طالما أن سجلات الشركة تعكس بشكل دقيق دخل ونفقات أشغالها، فهي مقبولة لدى مصلحة الضرائب بكل جدارة واستحقاق. فالكثير من فئات رجال الاعمال يصابون بالدهشة والذهول لمجرد التفكير بمسك الدفاتر والمحاسبة. رغم ان مفهومهما في الواقع بسيط جداً

ما هو الاختلاف بين مسك الدفاتر والمحاسبة؟

يعد مسك الدفاتر في شركة تجارية ما وظيفة مهمة جداً، ولكنها تبقى أولية، لوظيفة المحاسبة الفعلية بحيث يقوم ماسك الدفاتر وكاتب الحسابات بجمع الوثائق لكل معاملة مالية، ويسجل المعاملات في دفتر المحاسبة، ويقوم بتصنيف كل معاملة على أنها واحدة أو أكثر، وينظم المعاملات وفقا لمخطط حسابات الشركة.

ثم يتم تسجيل جميع المعاملات المالية، مع القيام بتلخيصها في نهاية فترات زمنية محددة. فهناك شركات تطلب تقارير ربع سنوية. وأخرى قد تطلب تقارير نهاية العام استعداداً لفرض الضرائب.

في نهاية الفترة الزمنية المناسبة، يتولى المحاسب المسؤولية ويحلل ويدقق ويراجع ويفسر بعدها يقوم بتبليغ المعلومات المالية لشركة الأعمال. يقوم المحاسب أيضا بإعداد البيانات المالية لنهاية العام والحسابات المناسبة للشركة. ويجب أن تلتزم تقارير نهاية العام التي يعدها المحاسب بالمعايير المعمول بها في هذه الدولة.

ما الذي تحتاجه لإعداد مسك الدفاتر لعملك؟

من أولى القرارات التي يتعين عليك اتخاذها عند البدء في إعداد نظام مسك الدفاتر هو هل ستستخدم نظام محاسبة نقدي أو نظام محاسبة الاستحقاق. فإذا كنت تدير نشاطا تجاريا صغيراً لشخص واحد من المنزل أو ممارسة استشارية لشخص واحد، فربما ترغب بالاستمرار في المحاسبة النقدية.

إذا كنت تستخدم المحاسبة النقدية، فإنك تسجل المعاملات عندما تتغير الأموال النقدية. باستخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق، يمكنك تسجيل المشتريات أو المبيعات على الفور، حتى إذا لم يتم تغيير الأموال النقدية الى وقت لاحق، في بعض الأحيان تبدأ الشركات أعمالها باستخدام المحاسبة النقدية والتحول إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق أثناء نموها.

اما إذا كنت ستقدم ائتمانا لعملائك أو إذا كنت ستطلب ائتمانا من مورديك، فعليك استخدام نظام محاسبة على أساس الاستحقاق. ثم عليك طبعا أن تقرر، بصفتك مالكا تجاريا، هل ستستخدم إمساك الدفاتر ذات الإدخال الفردي أو القيد المزدوج. يشبه مسك الدفاتر ذات القيد الفردي الاحتفاظ بسجل شيكاتك. بحيث تقوم بتسجيل المعاملات أثناء سداد الفواتير وإيداع الودائع في حساب الشركة. وهذا الاختيار تلجا إليه أغلب الشركات الصغيرة والتي لديها حجم معاملات منخفض.

اما في حال كانت شركتك أكبر وأكثر تعقيدا، فأنت بحاجة إلى إعداد نظام مسك دفاتر مزدوج القيد. يتم إدخال إدخالين، على الأقل، لكل معاملة. يتم إجراء خصم واحد على الأقل لحساب واحد، ويتم إضافة رصيد واحد على الأقل إلى حساب آخر. هذا هو مفتاح محاسبة القيد المزدوج. يتعين على الشركات أيضا إعداد أنظمة المحاسبة المحوسبة الخاصة بها عند إعداد مسك الدفاتر لأعمالها.

تستخدم معظم الشركات برامج الكمبيوتر لتتبع دفتر يومياتها المحاسبية بإدخالات مسك الدفاتر. قد تستخدم الشركات الصغيرة جدول بيانات أساسي، مثل Microsoft Excel. أما الشركات الأكبر حجما فهي تتبنى برامج أكثر تعقيدا لتتبع دفاتر المحاسبة الخاصة بها.

يمكن الحصول على برنامج محاسبي مجاني للأعمال البسيطة وبهدف التدريب كما يمكن التخطيط لشراء برنامج محاسبة مدفوع لمزيد من الدعم والموثوقية بالنسبة للبيانات المدخلة

أخيرا

يجب على الشركة إعداد دليل حساباتها. قد يتغير مخطط الحسابات بمرور الوقت مع نمو الأعمال التجارية وتغيرها. وهناك ست حسابات أساسية للأعمال التجارية وهي:

• الأصول.
• والخصوم. 
• وحقوق الملكية.
• والإيرادات.
• والمصروفات.
• والتكاليف.

يسرد مخطط الحسابات كل حساب يحتاجه العمل ويجب أن يكون كل حساب له رقم واسم. وكاتب الحسابات هو المسؤول عن تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات فيها. على سبيل المثال، إذا قامت الشركة ببيع نقدي لأحد العملاء وكان عملك يستخدم إمساك الدفاتر مزدوج القيد، فيمكنك تسجيل النقد المستلم في حساب الأصول المسمى نقدا وسيتم تسجيل البيع في حساب الإيرادات المسمى المبيعات.