التحكم في التكلفة: الإستراتيجية والخطوات والتحديات
تتغير الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع التكاليف بشكل كبير حيث تستمر غالبية الصناعات في الخضوع للتحولات الرقمية.
لقد ولت الأيام التي تركز فيها الشركات بشكل مفرط على التكلفة. الإصدار الجديد من التحكم في التكاليف هو نهج مختلط يركز على إدارة التكلفة ودفع عجلة النمو.
بينما تخشى معظم الشركات فكرة تجاوز الموازنة - فإن خفض التكاليف ليس كافيًا اليوم. بدلاً من ذلك ، يجب أن تركز الشركات على المبيعات إذا كانت ترغب في زيادة الأرباح وتحسين الميزانيات وضمان الاستدامة المالية على المدى الطويل.
يعد الاستمرار في المسار الصحيح مع التدابير المناسبة للتحكم في التكلفة أمرًا ضروريًا ، لذلك سنتحدث عن التحكم في التكلفة وجوانبه المتعددة.
ما هي مراقبة التكاليف؟
مراقبة التكلفة هي طريقة تقليل نفقات الأعمال من خلال إدارة البيانات المالية وتحليلها. يسمح جمع التكاليف في شكل موحد للمؤسسات بعمل توقعات أكثر دقة، ومعرفة أين يمكنهم تقليل التكاليف ، وتحديد مجالات الإنفاق الزائد.
هذا هو السبب في أن التحكم في التكلفة وإدارة البائعين غالبًا ما يسيران جنبًا إلى جنب ، نظرًا لأن تحسين كيفية تفاعلك مع البائعين يمكن أن يؤدي إلى توفير كبير في التكلفة لعملك. قد تتطلع إلى تبسيط عمليات إعادة التفاوض على العقود لتأمين أسعار مواتية ، والعمل على بناء علاقات مستدامة مع البائعين والعملاء ، وإنشاء شراكات تكمل كلا النشاطين التجاريين.
بعد كل شيء - الهدف من التحكم في التكلفة هو منح شركتك إطار عمل قويًا مصممًا لتحسين الرؤية وإبقائك متحكمًا في التكاليف.
ما هو سبب أهمية مراقبة التكاليف؟
يمكن تقسيم جداول المشروع إلى مكونات وخطوات ، ويخصص معظم المديرين الميزانية الإجمالية لكل جزء وفقًا لاحتياجاته. إن بذل جهد للتحكم في التكاليف يساعد على:
- تتبع التقدم ومؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) واتخذ الإجراءات التصحيحية عندما ترتفع التكاليف بشكل كبير.
- الحفاظ على هوامش الربح المتوقعة.
- ضع توقعات واضحة وامنع زحف الأخطاء.
- تحقيق الشفافية مع الإدارة وأصحاب المصلحة والعملاء.
- إنشاء مقاييس مفيدة للتعامل مع المشاريع المستقبلية.
يؤثر وجود ميزانية مناسبة بشكل مباشر على القرارات الحاسمة مثل تعيين الموظفين الجدد ، والميزات التي يجب تضمينها ، ومقدار الوقت الذي يجب أن يقضيه في كل جزء من الوظيفة. توضح لك الميزانية التي يتم الاحتفاظ بها جيدًا والتي تتبع وقواعد عمل المنظمة بشكل أساسي إلى أين يتجه المشروع وكيف سينتهي به الأمر. يرتبط أداء المشروع في هذه الحالة ارتباطًا مباشرًا بميزانيته.
دور برامج مراقبة التكاليف
لا يخفى على أحد أن إدارة التكاليف والتحكم فيها يعتمدان على البيانات والتحليل ، وليس من المستغرب إذن لماذا وجد مطورو البرامج تطبيقًا للأتمتة هنا. تعمل الإدارة المستندة إلى البرامج على تحسين عملية التحليل بعدة طرق:
- الحسابات المملة والمهام الكمية الأخرى تكاد تكون فورية ومحصنة ضد الخطأ البشري من خلال البرامج.
- يكون التحليل أسهل بكثير عندما يتم الإبلاغ عن البيانات بوضوح من خلال لوحات المعلومات وواجهات المستخدم سهلة الاستخدام.
- يتم توحيد البيانات تلقائيًا بهذه الطريقة ، مما قد يكون مفيدًا للمشاريع على المستوى الدولي التي يجب أن تستخدم عملات متعددة.
- تساعد عمليات تكامل الجهات الخارجية مع حلول الإدارة الأخرى في تجميع البيانات بشكل أكثر فعالية.
إدارة التكلفة مقابل مراقبة التكاليف
قد تسمع مصطلحات مثل "إدارة التكلفة" و "التحكم في التكلفة" تستخدم بالتناوب فيما بينها. على الرغم من ارتباطهما ارتباطًا وثيقًا بنفس القدر من الأهمية ، إلا أن هناك تمييزًا دقيقًا قد يكون من المفيد معرفته كلما تحدثت مع فريقك عنهم.
تتعامل إدارة التكلفة بشكل أساسي مع جميع العمليات المتعلقة بتخطيط الميزانية ، بما في ذلك التقدير والتمويل. تتطلب إدارة التكاليف الانتباه من مراحل التخطيط إلى الإكمال النهائي ، مما يضمن بقاء المشروع ككل ضمن حدود الميزانية المعتمدة. تتمثل إحدى الخطوات الحاسمة لإدارة التكلفة في جعل التكاليف غير المباشرة والمباشرة أكثر قابلية للتنبؤ من خلال المساءلة القوية والرقابة وجمع المعلومات.
بالمقارنة ، يتعامل التحكم في التكلفة بشكل أساسي مع المشاريع أثناء مرحلة التنفيذ ويعتمد على ممارسات إدارة التكلفة لتحقيق النجاح. إن وجود المخططين يعملون مع بعضهم البعض لتحقيق الميزانية المناسبة هو كيفية عمل ضوابط التكلفة.
عند الحديث عن ضوابط التكلفة ، يضع أصحاب الأعمال أولاً "خط أساس" ثم يقيسون التباين بينه وبين التكلفة الفعلية ، ويتخذون الإجراءات التصحيحية لتقليل الارتفاع غير المتوقع.
خطوات عملية مراقبة التكاليف
إن التعامل مع نفقات الأعمال ليس بالتأكيد اعتبارًا "حدده وانساه". بدلاً من ذلك ، فكر في الأمر على أنه عملية دورية مستمرة تتضمن الخطوات التالية:
1. تخطيط الموارد
تبدأ مراقبة التكلفة من خلال تنفيذ ضوابط المشروع ؛ التنبؤ بالتكاليف القادمة لمشروع ما ، سواء كان ذلك للمعدات أو المواد أو الموظفين أو حتى الوقت المستغرق. تحدث خطوة تخطيط الموارد قبل بدء العمل الفعلي.
غالبًا ما تستخدم الشركات هيكل تقسيم العمل لفحص كل مهمة فرعية في الجدول الزمني، وتقرر ما هي المهارات أو المعدات اللازمة لكل منها. تعتبر البيانات المالية التاريخية للمشاريع القابلة للمقارنة والتعليقات الواردة من أعضاء الفريق نقاطًا مهمة يجب مراعاتها لهذه المهمة.
2. تقدير التكلفة
بعد ذلك ، قم بتقريب التكلفة الإجمالية للموارد اللازمة للعمل. يعد تقدير التكلفة أمرًا معقدًا يعتمد على ميزانيتك الحالية ومقدار المعلومات المتوفرة لديك.
3. الميزانية
بمجرد أن يبدأ العمل ، فإن الخطوة التالية هي تخصيص الميزانية لكل مهمة. ميزانية التكلفة هي مزيج من تطبيق التكاليف المقدرة لجدولة المشروع. يحصل كل نشاط في سير العمل على المبلغ المحدد الخاص به من الميزانية.
4. مراقبة التكلفة
أخيرًا ، تحتاج إدارة المشروع إلى تغطية معالجة التغييرات في الميزانية. تقيس مراقبة التكلفة تباين التكاليف الفعلية عن التكلفة الأساسية المحددة مسبقًا وتتخذ الإجراءات عند الضرورة. تتطلب هذه الخطوة أيضًا التحقق من النتائج الفعلية لتلك الإجراءات.
تقنيات تقدير التكلفة
لقد ذكرنا التقدير كخطوة مهمة في إدارة التكاليف.سنتعمق أكثر بالحديث عن بعض الأساليب الدقيقة لعمل تقديرات دقيقة ، خاصة وأن إعداد الميزانية لعمليات سير العمل المعقدة يمكن أن يمثل تحديًا كبيراً:
تقدير العوامل المؤثرة في التكلفة:
يكاد لا يتم "تحديد" المشاريع بالكامل تقريبًا عند بدئها. قد لا يتم تحديد النطاق بشكل كامل ، وقد لا تزال بعض الميزات بحاجة إلى العمل. سيكون إجراء تحليل تفصيلي للميزانية مضيعة للوقت لأنه من المرجح أن يتغير بسرعة.
طريقة تقدير العوامل هي أسرع طريقة للحصول على لمحة عامة عما يمكن توقعه. يُعرف القطاع الصناعي بخدعة مناسبة تُعرف بقاعدة ستة أعشار ، حيث ترتفع التكلفة المتوقعة بمقدار ستة أعشار مع زيادة حجم منشأة التصنيع.
تقدير حدود هذه العوامل:
البيانات المالية السابقة هي أداة لا تقدر بثمن للتنبؤ الدقيق للنفقات الجديدة. تتضمن الأساليب البارامترية تحليل أسعار وقيم العقود السابقة ومعرفة العلاقات بين المواد والعمالة في الأعمال السابقة.
على سبيل المثال ، قد تلاحظ أن سمك الصفائح المعدنية المستخدمة في مشروع هندسي يرتبط باستمرار بارتفاع التكاليف. فكر في الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام هذه المعلومات في المرة التالية التي يبدأ فيها مشروع مماثل.
العامل الكمي:
مع تقدم عبء العمل ، ستكتسب ببطء المزيد من الخبرة وستكون لديك صورة أوضح في ذهنك عن كيفية الانتهاء. يعتمد تقدير العامل الكمي على خطوة "تقدير العامل" من وقت سابق عن طريق إرفاق البيانات التجريبية التي تكتسبها أثناء تنفيذ المشروع لمعرفة تقديرات أكثر دقة.
تقدير على أساس الموارد:
تعتبر التقنية القائمة على الموارد خيارًا إذا كان الوقت يعتبر أصلًا حساسًا. هنا ، سيقوم الفريق بتقدير وإدارة مقدار الوقت المستغرق لإكمال جزء معين من العمل وجدولته في تقويم. يمكن أن يكون الحفاظ على مدة عبء العمل تحت السيطرة لا يقل أهمية عن إبقاء التكاليف النقدية منخفضة.
معدل الوحدة الواحدة:
قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن ببساطة استقراء التكلفة بأكملها باستخدام وحدة تكلفة أصغر كمعيار هو طريقة فعالة. على سبيل المثال ، قد يكلف الأنبوب القصير 15 دولارًا ويتطلب ساعة من وقت التثبيت. إذا كنت تستخدم 20 من هذه الأنابيب ، فيمكنك توقع أن تكون التكلفة حوالي 300 دولار و 20 ساعة من العمل.
على الرغم من أن سعر الوحدة ليس دقيقًا دائمًا (قد يكون وقت التثبيت أقصر كلما زاد عدد الوحدات التي تقوم بتثبيتها في وقت واحد ، على سبيل المثال) ، سيكون معدل الوحدة دائمًا أداة على طاولة أي مهندس تكلفة.
يستغرق التحكم في التكلفة بعض الوقت:
لا يمكنك التقاط كل ما تحتاج لمعرفته حول التحكم في التكاليف في غضون ساعة. هذه العملية متعددة الأوجه في الواقع وتتطلب منك العمل بشكل وثيق مع موظفيك ومديري المشاريع. لكن يمكنك التأكد من أن هذا الجهد سيؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية.
إيجاد هدف واقعي ومحدد:
ابدأ العملية أولاً بإنشاء خط أساس للمقارنة مع التكاليف الفعلية. استخدم البيانات المالية التاريخية للعثور على هدف واقعي والعثور على التكلفة النهائية النظرية "المثالية" للمشروع.
صافي الدخل المستهدف:
صافي الدخل المستهدف هو مقياس يتم حسابه بأخذ الأرباح المبلغ عنها من المبيعات وطرح التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة. يعد الوصول إلى هذا المبلغ أمرًا مهمًا ، خاصة بالنسبة للشركات العامة التي لديها مستثمرون يتوقعون نمو الأرباح بمرور الوقت.
على سبيل المثال ، تخيل أن شركة ما تريد 15000 دولار في صافي الدخل من مبيعات 80.000 دولار شهريًا. تنظر الإدارة في التكاليف الثابتة والمتغيرة وتحاول تقليلها حتى الوصول إلى صافي الدخل المستهدف.
تشمل التكاليف المتغيرة أشياء مثل المخزون ، والتي يمكن تخفيضها بالتحول إلى موردين أرخص. عادةً ما يكون تغيير التكاليف الثابتة أكثر صعوبة ، حيث إنها غالبًا أشياء مثل مدفوعات الإيجار التي يتم عقدها. تشمل التكاليف الثابتة أيضًا الرواتب المستخدمة لدفع أجور الموظفين.
تحليل التباين:
الفرق هو الفرق بين البيانات المالية المدرجة في الميزانية والفعلية. عندما تكون التكلفة الفعلية أعلى بكثير من الرقم المتوقع ، فإن هذا التباين السلبي المرتفع يستحق الاستنتاج
يسمح لك تحليل التباين بتحديد أولويات المجالات الأساسية من خلال اكتشاف تلك التي تحتاج إلى إجراءات تصحيحية أكثر من غيرها.
ادارة القيمة المكتسبة:
أحد أكثر الأساليب شيوعًا لتحليل التكلفة ، يجب شرح إدارة القيمة المكتسبة (EVM) من خلال الأمثلة. لنفترض أن لديك مهمة تتوقع إنجازها في منتصف الأسبوع بنهاية الأسبوع. الميزانية لها 5000 دولار.
ومع ذلك ، إذا كانت المهمة قد اكتملت بنسبة 25 ٪ فقط بعد أسبوع واحد ، فما الآثار المترتبة على المشروع؟ يمكننا القول أن القيمة المخططة هي ميزانية المشروع مضروبة في الإكمال المتوقع ، والتي في هذه الحالة هي 5000 دولار × 50٪ = 2500 دولار.
ومع ذلك ، فإن القيمة الفعلية هي فقط 5000 دولار × 25٪ = 1250 دولارًا. يمكننا الآن حساب التباين المجدول عن طريق طرح القيمة المخططة من القيمة الفعلية: 1250 دولارًا - 2500 دولارًا = - 1250 دولارًا أمريكيًا.
نظرًا لأن التباين سلبي ، يمكننا أن نقول أن هذا المشروع يتخلف مالياً ، مما يشير إلى الإدارة لاتخاذ إجراءات تصحيحية.
العمل بدون ميزانية:
لا تعمل كل الشركات بميزانية محددة. ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك التحكم في التكاليف عن طريق رسم التكاليف الفردية في بيان الدخل. إذا كان هناك ارتفاع مفاجئ في الأسعار ، فابحث عنه بحثًا عن الحلول المحتملة.
التحديات المشتركة للتحكم في التكاليف:
حتى الشركات ذات الخبرة لديها أخطاء في بعض الأحيان أثناء عمليات التحكم في التكاليف. من الجدير تجاوز بعض المزالق والتحديات في العملية أيضًا. يشمل:
خطأ في تحليل التكلفة مع المحاسبة: تتعامل المحاسبة بشكل أساسي مع مجرد حساب التكاليف من بين المهام الأخرى ، في حين أن التحكم في التكلفة يتعمق في المشروع ويخطط للتمويل.
تحليل الميزانية والتنبؤات باستمرار: غالبًا ما يتم تنفيذ حساب الميزانية والتنبؤ بالتحكم في التكلفة بواسطة موظفين منفصلين ، مما يؤدي إلى تحليلات غير متسقة يمكن أن تعرض موثوقية النتائج للخطر.
مواءمة البيانات من مصادر متعددة: يمكن أن تأتي البيانات المالية ذات الصلة من مجموعة متنوعة من المقاولين من الباطن وأنظمة إدارة المحتوى. يتطلب الأمر درجة من التنظيم والمهارة لضمان أن جميع هذه البيانات قابلة للاستخدام.
مواءمة الوقت والمال: على نفس المنوال ، هناك تناقض بين منظمي جدولة المشروع الذين يقومون بجدولة عبء العمل وفقًا للأنشطة والمهام ومحللي التكلفة الذين يستخدمون المعاملات والفترات المالية. إن جعل هذين المصدرين قابلين للمقارنة هو تحدٍ آخر للتحكم في التكاليف.
استيعاب تغييرات المشروع: مع استمرار المشروع ، قد يتغير النطاق أو الميزات أو الأهداف بمرور الوقت. كيف يمكن للتحكم في التكلفة الذي يعتمد على التنبؤ بالنفقات المستقبلية التغلب على هذا التحدي؟
التحكم في تكلفة التحكم في التكلفة نفسها: يمكن أن تستغرق عملية التحكم في التكلفة وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ ، من جمع البيانات إلى التحليل إلى تنفيذ الإجراءات التصحيحية. ما هي النتائج هو شكل آخر من أشكال التكلفة للنظر فيها.
بغض النظر عن الانتكاسات ، يمكن لنظام مدروس جيدًا للتحكم في التكاليف أن يؤسس منشأة للنجاح. يعد توحيد العملية وإعطاء الشركة المرونة أفضل طريقة للتعامل مع المشاريع المعقدة أو المتغيرة.
يعد الاستثمار في التكنولوجيا أحد أفضل الخطوات التي يجب اتخاذها لتعزيز فرص نجاح المشروع وتقليل المخاطر.
تطبيق نظام مراقبة التكاليف المبني حول أفضل الممارسات
أنت تعرف الآن أساسيات التحكم في التكلفة والفوائد الرئيسية والتحديات المحتملة التي قد تواجهها عند تنفيذ نظام مراقبة التكاليف.
من المهم أن تتذكر أنه للحصول على ميزة تنافسية ، يتطلب التحكم في التكلفة تواصلًا وتعاونًا مستمرين بين كل فرد في فريقك. تعني المبادرة الناجحة البدء على نطاق صغير ، وتحديد توقعاتك مبكرًا ، وفهم التكاليف والمخاطر ، والاستفادة من برنامج إدارة التكلفة المناسب.